Manuels Connexes pour Avaya 3905
Sommaire des Matières pour Avaya 3905
- Page 1 Téléphones numériques Avaya 3905 (also known as M3905) Guide de référence rapide Des solutions vocales pour l'entreprise - Documentation client...
- Page 2 Sommaire Présentation du téléphone de centre d'appels M3905 Téléphone de centre d'appels M3905 ............1 Touches du téléphone de centre d'appels M3905 ........2 Fonctions des agents/superviseurs de centre d'appels Interface du casque ..................3 Connexion d'agent ..................4 Connexion avec code agent et attribution de plusieurs files ...
- Page 3 Sommaire Affichage de l'état de la file d'attente Voyant d'état Appels DAA en attente du système Meridian 1 ....21 Affichage de la file sur le système Meridian 1 ..........21 Voyant d'état de file multistade pour le système Meridian SL-100 .....22 Affichage du seuil de file sur le système Meridian SL-100 ......
- Page 4 Sommaire Sélection du type de casque ................47 Utilisation du port du casque en appel ............47 Activation du port du casque signal externe ..........48 Test des afficheurs ..................48 Affichage et exploration du répertoire Accès à...
- Page 5 Sommaire...
- Page 6 Présentation du téléphone de centre d'appels M3905 Présentation du téléphone de centre d' appels M3905 Le télép hone de centre d'appels M39 05 facilite l'accès à une vaste gamme de fonctions conçues pour l'entreprise. L'administrateur ré seau paramètre les touches de fonction du téléphone et vous fournit les mots de passe et autres codes nécessaires pour y accéder.
- Page 7 Présentation du téléphone de centre d'appels M3905 Touches du téléphone de centre d'appels M3905 Les fonctions du téléphone de centre d'appels M3905 figurent ci-dessous : • huit touches de fonction/de ligne (NA) programmables (auto-libellées), vous permettant d'accéder à huit fonctions ou lignes (NA) distinctes, •...
- Page 8 Remarque : contactez votre distributeur pour obtenir le dernier bulletin d'informations sur le s p roduits d e Avaya. Il p résente les types de casques recommandés pour les téléphones de centre d'appels M3905. Testez votre casque avec le téléphone avant d'utiliser le téléphone pour recevoir des appels.
- Page 9 Fonctions des agents/superviseurs de centre d'appels Connexion d'agent 1. Appuyez sur la touche Appels In - Calls entrants. Remarque : sur un système Meridian SL-100, appuyez sur la touche de mise en occupation jusqu'à ce que le voyant s'allume, puis appuyez sur la touche Appels entrants.
- Page 10 Fonctions des agents/superviseurs de centre d'appels 2. Sélectionnez l'une des quatre méthodes de connexion suivantes : Pour vous connecter sans code superviseur et sans priorité : Composez votre code agent NA DAA 1 NA DAA 2 NA DAA 3 NA DAA 4 NA DAA 5 Pour vous con necter avec co de superviseur et sans priorité...
- Page 11 Fonctions des agents/superviseurs de centre d'appels Correction d'erreurs au cours de la procédure de connexion Composez ‚# pour corriger l'entrée précédente. Vous pouvez recomposer le code superviseur, les numéros d'appel DAA et les priorités (voir exemple ci-dessous). Exemple Pour recomposer le numéro d'appel DAA 1 sans utiliser de priorité...
- Page 12 Fonctions des agents/superviseurs de centre d'appels Remarque 1 : si les files sont conservées depuis une connexion précédente par un code agent, chaque file est affichée pendant deux secondes. Appuyez sur la touche Appels entrants, Pas prêt Mise en occupation pour annuler l'affichage de plusieurs files.
- Page 13 Fonctions des agents de centre d'appels Fonctions des agents de centre d'appels Cette section explique les fonctions disponibles pour les agents DAA. Utilisation d'un code d'activité Cette fonction vous permet d'enregistrer le type d'activité en cours. Appuyez sur la touche Activité...
- Page 14 Fonctions des agents de centre d'appels Réception d'appels émis par des centre d'appels La touche Appels entrants se situe en bas à droite de votre téléphone de centre d'appels M3905. Elle correspond à votre numéro de poste DAA principal (NA principal).
- Page 15 Fonctions des agents de centre d'appels Appuyez sur la touche prêt. Vous êtes Not Ready déconnecté de la file , mais re stez connecté en tant qu'agent. Attendez que l'appelant mette fin à l'appel. Appel forcé L'option Appel forcé connecte automatiquement les appels DAA entrants. Vous n'avez pas besoin d'appuyer sur la touche Appels entrants.
- Page 16 Fonctions des agents de centre d'appels Activation de la mise en occupation La fonction Mise en occupation vous permet de mettre en occupation votre téléphone pour l'ensemble des appelants. Pour activer la mise en occupation : Appuyez sur la touche Mise en Make Busy occupation...
- Page 17 Fonctions des agents de centre d'appels Réception ou émission d'appels non DAA Les lignes NA individuelles vous permettent de passer des appels sortants et de recevoir des appels non DAA entrants. Si le voyant clignote alors que vous n'avez pas d'appel actif, vous pouvez appuyer sur la touche de numéro d'appel individuel correspondante et prendre l'appel.
- Page 18 Fonctions des agents de centre d'appels Pour reprendre l'appel DAA : Appuyez sur la touche Appels entrants. In - Calls Pour inviter votre superviseur à une conférence pendant un appel en cours : 1. Appuyez sur la touche Superviseur. Supervisor L'appelant est mis en atten te, vous permettant de parler en priv é...
- Page 19 Fonctions des agents de centre d'appels Utilisation de la fonction d'absence et de fin d'absence Cette fonction est particulièrement utile si vous devez vous abse nter de votre bureau pendant un appel DAA ou non DAA, ou lorsque vous êtes en mode Non prêt.
- Page 20 Fonctions des agents de centre d'appels Pour activer la fonction Fin d'absence : 1. Connectez le casque. 2. Appuyez sur la touche située en In - Calls regard du voyant clignotant. Not Ready Remarque 1 : si un appelant se déconnecte avant que vous activiez la fin d'absence, l e voyant Pas prêt clignote.
- Page 21 Fonctions des superviseurs de centre d'appels Fonctions des superviseurs de centre d'appels Outre les fonctions présentées dans cette section, votre administrateur réseau peut affecter les fonctions présentées dans la section « Fonctions des agents » au téléphone d'un superviseur (sauf la fonction Superviseur). Touches agent Les touches agent vous permettent de connecter, d'observer et de surveiller l'ét at de chaq ue ag ent.
- Page 22 Fonctions des superviseurs de centre d'appels Réponse appel d'urgence Lorsque le ronfleur de votre téléphone retentit et que le voyant Réponse appel d'urgence clignote : Appuyez sur la touche Attente si vous Hold souhaitez reprendre l'appel en cours. Appuyez sur la touche Réponse appel Ans Emerg d'urgence.
- Page 23 Fonctions des superviseurs de centre d'appels Touche d'écoute et prise casque du superviseur La touche est située dans le coin supérieur gauche du téléphone DAA M3905. Elle est dotée d'un voyant LED associé. Un superviseur peut écouter un appel actif sur un terminal DAA en reliant le casque à...
- Page 24 Fonctions des superviseurs de centre d'appels Pour parler à un agent en cours d'écoute : 1. Tout en écoutant l'agent, appuyez sur CallAgt la touche Appeler agent. Vous participez maintenant à une conférence entre l'agent et s on interlocuteur. Pour quitter l'état d'écoute : Appuyez sur la touche revoir.
- Page 25 Fonctions des superviseurs de centre d'appels Service de nuit Pour sélectionner le service de nuit : Appuyez sur la touche Nuit composez (6=N pour Nuit). Nuit Le voyant lumineux est fixe. Tous les appels en attente et les nouveaux appels sont reçus par le service de nuit.
- Page 26 Affichage de l'état de la file d'attente Affichage de l'état de la file d'attente Voyant d'état Appels DAA en attente du système Meridian 1 Le voyant LCD situé en regard de la touche Appels en attente indique le nombre d'appels dans la file d'attente DAA. Le tableau suivant répertorie les quatre états du voyant LCD Appels en attente.
- Page 27 Affichage de l'état de la file d'attente Appels en attente Appels mis en débordement ATTENTE PACT PLATT DEBT temporisé dans 0:20 cette file d'attente Nombre de positions Durée actives Renvoi Applnts Recomp d'attente du premier appel Quit Copy 553-9093 Remarque 1 : dan s un e nvironnement M QA, l'affi chage parcourt les différentes files d'attente toutes les 2 secondes.
- Page 28 Affichage de l'état de la file d'attente Affichage du seuil de file sur le système Meridian SL-100 Sur le modèle Meridian SL-100, la touche d'affichage du seuil de file ou des appels en atte nte autorise un agent DAA ou un superviseur à visualiser le nombre d'appels en attente dans la file ou le temps d'attente du premier appel de la file.
- Page 29 Affichage de l'état de la file d'attente Dans certains systèmes, des informations récapitulative s sur le seuil de file apparaissent à l'écran chaque fois qu'un appel vous est présenté : 5551234 Nombre T2-- CALLQ- d'appels en attente Renvoi Applnts Recomp Quit Copy 553-9095 Remarque 1 : ces informations incluent le niveau du seuil, le type de se uil (CALLQ ou...
- Page 30 Affichage de l'état de la file d'attente Affichage de l'état d'agent sur le système Meridian 1 La fonction Afficher agent fournit aux superviseurs DAA u n réc apitulatif de l'é tat courant de toutes les positions d'agents pour lesquelles ils ont des touches Agent. Appuyez sur la touche Afficher agent.
- Page 31 Affichage de l'état de la file d'attente Affichage de l'état d'agent sur le système Meridian SL-100 La f onction Afficher agent f ournit a ux superviseurs DAA un récapitulatif de l' état courant de toutes les positions d'agents pour lesquelles ils ont des touches Agent. Appuyez sur la touche Afficher agent.
- Page 32 Fonctions d'appel non DAA de votre téléphone Fonctions d'appel non DAA de votre téléphone Cette section décrit les fonctions non DAA communément utilisées pour le traitement des appels. Votre administrateur réseau attribue des fonctions à vos touches de fonction programmables. Chaque fois que ce guide décrit une procédure nécessitant des codes spéciaux, demandez à...
- Page 33 Fonctions d'appel non DAA de votre téléphone Utilisation de la fonction Vérification de numéro La fonc tion Vérification du numéro permet d'entrer et d'afficher un numéro comprenant 31 chiffres au maximum et de le corriger avant de le composer. Pour utiliser la fonction de vérification de numéro : Composez le numéro.
- Page 34 Fonctions d'appel non DAA de votre téléphone Pour afficher le numéro en numérotation automatique : 1. Appuyez sur la touche Afficher. Affich. Remarque : sur le système Meridian SL- 100, appuyez sur la touche Contrôler pour afficher le numéro. 2. Appuyez sur la touche Numérotation NumAuto automatique...
- Page 35 Fonctions d'appel non DAA de votre téléphone Rappel automatique Utilisez la fonction de rappel automatique si le numéro est occupé ou si personne ne répond à votre appel. Cette fonction permet de savoir quand votre correspondant est disponible ou quand il utilise à nouveau son téléphone. Elle vous indique également quand le rappeler.
- Page 36 Fonctions d'appel non DAA de votre téléphone Recomposition du dernier numéro appelé La fonction Recomposition du dernier numéro permet de recomposer automatiquement le dernier num éro a ppelé. Cette fonction d oit être activée p ar votre administrateur réseau. Pour utiliser la fonction de recomposition du dernier numéro avec le combiné...
- Page 37 Fonctions d'appel non DAA de votre téléphone Remarque : un tiret est inséré automati- quement aprè s le nombre requis de chiffres saisis. Composez le numéro de téléphone associé. En cas d'erreur, utilisez la touche Supprimer. La touche Annuler permet de quitter l'écran sans enregistrer de numéro en numérotation abrégée.
- Page 38 Fonctions d'appel non DAA de votre téléphone Émission d'un appel en numérotation abrégée système La fon ction d e num érotation ab régée sy stème p ermet de passer u n appel en composant des codes de numérotation abrégée pouvant écraser les restrictions de classe de service de votre téléphone.
- Page 39 Fonctions d'appel non DAA de votre téléphone Mise en attente d'un appel Utilisez la fonction de mise en attente lorsque vous êtes en conversation avec un correspondant sur une ligne et qu'un autre appel arrive sur une seconde ligne individuelle (NA). Vous pouvez répondre au second appel tout en conservant la communication initiale.
- Page 40 Fonctions d'appel non DAA de votre téléphone Composez le numéro de téléphone vers lequel vous voulez renvoyer l'appel. 3. Appuyez sur la touche Échanger pour Connect Échang. passer du correspondant initial au second correspondant, et inversement. Appuyez sur la touche Connecter pour transférer l'appel.
- Page 41 Fonctions d'appel non DAA de votre téléphone Pour utiliser le dépistage d'appel si vous ne disposez pas d'une touche Dépistage d'appels : 1. Appuyez sur la touche Transfert Trsfert Confér sur la touche Conférence. Remarque : sur le système Meridian SL-100, il vous suffit d'ap puyer sur la touche Transfert.
- Page 42 Fonctions d'appel non DAA de votre téléphone 2. Le cas échéant, entrez un nouveau numéro. Le numéro existant est automatiquement supprimé. En cas d'erreur, utilisez la touche Supprimer pour effacer le ou les chiffres précédents. La touche Annuler permet de quitter l'écran sans renvoyer d'appels, ni modifier le numéro.
- Page 43 Fonctions d'appel non DAA de votre téléphone Configuration d'une conférence téléphonique Vous pouvez configurer une conférence téléphonique comptant jusqu'à six personnes (vous compris). Conta ctez votr e admi nistrateur réseau pour con naître le nombre maximum de personnes po uvant participer à une conférence sur votre système.
- Page 44 Liste des options Liste des options La liste des options permet de personnaliser certaines caractéristiques de votre téléphone. Des messages vous guident dans les étapes de configuration et vous informent de l'état des paramètres suivants : Langue, Modifier libellé touche, Contraste écran, Réglage du volume, Type de sonnerie, Options journal appels, Nom correspondant préféré, Définition indicatif, Chrono Activé, Format Date/heure, Bip clavier, Type de casque et Test des afficheurs.
- Page 45 Liste des options Sélection d'une langue L'écran est disponible en plusieurs langues. Après avoir sélectionné Choix de la langue dans le menu ListeOptions, 1. Utilisez les touches de navigation pour mettre en su rbrillance la lan gue choisie (par exemple, l'allemand). Deutsch Sélect.
- Page 46 Liste des options 5. Appuyez sur la touche du pavé porte la première lettre du nouveau libellé. Appuyez sur la touche jusqu'à ce que la bonne lettre s'affiche. Remarque : utilisez la touche Casse pour changer la casse de la lettre le cas échéant.
- Page 47 Liste des options 3. Si vous rétablissez un libellé de Achats touche, appuyez sur la touche de ligne (NA)/fonction programmable (auto-libellée) dont vous voulez rétablir le libellé d'origine (Achats, par exemple). Appuyez sur la touche Terminé pour revenir au m enu ListeOptions. Appuyez sur l a touche Sortir Options...
- Page 48 Liste des options 2. Appuyez sur la touche Moins pour Plus Moins réduire le volume de la sonnerie ou Plus pour l'augmenter. Appuyez sur la touche Terminé pour enregistrer les modifications. Appuyez sur la touche Sortir Options pour quitter le menu. Exécutez la procédure ci-dessus pour régler le volume des éléments suivants : Ronfleur Écoute casque...
- Page 49 Liste des options Sélection d'options du journal des appels Le paramèt re Options journal appels offre la possibilité de noter tous les appels entrants, uniquement les ap pels restés sans réponse ou aucun appel. Le journal des appels contient ju squ'à 100 e nregistrements d 'appels ent rants. Après avoir sélectionné...
- Page 50 Liste des options Sélection du nom des correspondants L'option Nom des correspondants affiche le nom des correspondants des appels entrants ou sortants, tels qu'ils sont enregistrés dans votre répertoire personnel, si le numéro de téléphone correspond à celui enregistré dans le répertoire. Elle vous permet de personnaliser les noms affichés pour les appels entrants et sortants.
- Page 51 Liste des options Sélection du format de date et d'heure Il existe huit formats de date et d'heure. Quatre de ces formats utilisent le mode d'affichage 12 heures et les quatre autres le mode 24 heures. Après avoir sélectionné Format Date/heure dans le menu ListeOptions Utilisez les touches de navigation...
- Page 52 Appuyez sur l a touche Terminé pour enregistrer les modifications. Appuyez sur l a touche Sortir Options pour quitter le menu. Remarque : cette fonction requiert l' utilisation de matériel supplémentaire. Po ur plus d'informations, contactez votre distributeur Avaya.
- Page 53 L'option Test des afficheurs teste le fo nctionnement de l'écran et des voyants du téléphone. De plus, elle fournit des informations sur le microprogramme installé sur le tél éphone de centre d'appels M 3905. Ap rès av oir sélectionné Test des afficheurs dans le menu...
- Page 54 Affichage et exploration du répertoire Affichage et exploration du répertoire L'écran du téléphone M3905 vous permet d'afficher deux lignes d'informations. La figure suivante illustre l'écran, tel qu'il apparaît lorsque vous accédez au répertoire : 01 Répertoires Rép = Répertoire perso Liste des appelants Sélect.
- Page 55 Affichage et exploration du répertoire 2. Utilisez les touches de navigation pour mettre en surbrillance le répertoire pe rsonnel o u le journ al des appels que vous souhaitez afficher. Rép = Répertoire perso Liste des appelants Liste des appelés 3.
- Page 56 Affichage et exploration du répertoire Mot de passe Admin 3. Appuyez sur la touche Sélectionner. Sélect. Le menu Mot de passe Admin apparaît avec l'option Mot de passe dés. : dés. en surbrillance. 4. Appuyez de nouveau sur la touche Sélect.
- Page 57 Affichage et exploration du répertoire Saisissez le mot de passe. Entrer 3. Appuyez sur la touche Entrer. 4. Utilisez les touches de navigation pour me ttre en surbrillance l'option Mot de passe Admin. Mot de passe Admin Sélect. 5. Appuyez sur la touche Sélectionner. Le menu Mot de passe Admin apparaît avec l'option Mot de passe :...
- Page 58 Journal des appels Journal des appels Le Journal des appels permet d'enregistrer le nom et le numéro des appels entrants et sortants. En outre, il peut être protégé par mot de passe. Vous pouvez activer le journal des appels afin d'enregistrer tous les appels, uniquement les appels entrants restés sans réponse, voire aucun appel entrant.
- Page 59 Journal des appels Pour accéder à la liste des appelants à l'aide d'une touche programmable contextuelle ou d'une touche de fonction programmable : Appuyez sur la touche Appelants. Applnts L'écran affiche la liste des nouveaux appels (premier appel au début). Pour effectuer un a ppel à...
- Page 60 La Liste de recomposition permet d'enregistrer vos 20 derniers appels sortants. En outre, el le peut être p rotégée p ar mot de pa sse. Su r le mo dèle M 3905, vo us pouvez copier les numéros de cette liste dans votre répertoire personnel.
- Page 61 Journal des appels Pour effectuer un appel à partir de la liste de recomposition : 1. Utilisez les touches de navigation pour mettre en surbrillance le numéro que vous souhaitez appeler. 95551212 Remarque : s'il s'agit d'un appel externe ou interurbain, veillez à utiliser l es codes d'accès appropriés.
- Page 62 Utilisation du répertoire personnel Utilisation du répertoire personnel Le répertoire personnel est un répertoire personnalisé, qui vous permet de consigner les noms et les numéros de téléphone de vos interlocuteurs. Il permet d'ajouter, de supprimer, de rechercher et de modifier un enregistrement. En outre, il peut être protégé...
- Page 63 Utilisation du répertoire personnel Tapez le nouveau nom. Exemple : Pour entrer le nom et le numéro de téléphone de Chris Tapez son nom à l'aide des touches du pavé. Remarque : si vous souhaitez utiliser des caractères spéciaux dans le nom, appu sur la touch e de navigation vers le haut.
- Page 64 Utilisation du répertoire personnel 6. Après avoir tapé le numéro, appuyez Terminé sur la touche Terminé pour enregistrer les modifications. Appu yez sur la touche Sortir Quit Répertoire/Journal pour quitter. Rép/Journ Ajout d'appels entrants 1. Appuyez sur la touche Copier. Copy L'écran affiche le message Copier dans.
- Page 65 Utilisation du répertoire personnel Remarque 2 : appuyez sur la touche Pause pour respecte r une pause de 1,5 seconde entre chaque activation de touche. 5. Appuyez sur la touche Terminé pour Terminé enregistrer l'entrée dans votre répertoire. 6. Appuyez sur la touche Sortir Quit Répertoire/Journal...
- Page 66 Utilisation du répertoire personnel Suppression ou modification d'entrées du répertoire personnel Pour supprimer une entrée du répertoire personnel : 1. Mettez en surbrillance l'entrée à modifier ou à supprimer à l 'aide des touches de navigation. 2. Appuyez sur la touche Supprimer Supprim pour sup primer l'en registrement du...
- Page 67 Utilisation du répertoire personnel 6. Appu yez sur la touche Sortir Quit Répertoire/Journal pour quitter. Rép/Journ Suppression du répertoire personnel Pour supprimer le répertoire personnel : SupList 1. Appuyez sur la touche Supprimer Liste. L'écran affiche le message Supprim. les entrées ? . 2.
- Page 68 Utilisation du répertoire personnel 3. Appuyez sur une touche de Ligne 2637 individuelle (NA) pour appeler la personne dont le nom est en surbrillance. Remarque : si vous appuyez sur la touche Appels entrants, les appels sortants risquent de ne pas être placés sur votre ligne NA DAA.
- Page 69 Utilisation du répertoire personnel Remarque : si vous appuyez sur la touche Appels Entrants, les appels sortants risquent de ne pas être placés sur votre ligne NA DAA. Pour quitter le mode carte : Appuyez sur la to uche de navigation vers l a ga uche pour fermer l'affichage carte et revenir au nom sélectionné.
- Page 70 Utilisation du répertoire personnel 2. Appuyez sur la touche Copier. Copy L'écran affiche le m essage Copier dans. 3. Appuyez sur la touche Répertoire. Répert Appuyez sur la touche Suivant pour Suivant copier le numéro de l'appel entrant sans modifier le nom. Modifiez le numéro le cas échéant (voir la remarque de l'étape 5), puis passez à...
- Page 71 Messagerie Poste à Poste Messagerie Poste à Poste Lorsque l'application Messagerie Poste à Poste est activée, tous les appelants internes utilisant un téléphone M3903, M3904 ou M3905 reçoivent chaque fois qu'ils composent votre numéro un bref message visuel (sélectionné par vos soins). Le message est limité...
- Page 72 Messagerie Poste à Poste 2. À partir de l'écran Mode édition, tapez le message texte à l'aide des touches du pavé. Appuyez sur la to uche Supprimer pour supprimer un caractère. Appuyez sur la touche Casse pour basculer des majuscules aux minuscules, et inversement.
- Page 73 Messagerie Poste à Poste Pour personnaliser un message défini par votre administrateur réseau : À partir de l'écran Messagerie Poste à Poste, utilisez les touches de navigation pour parcourir la liste des messages disponibles. 2. Appuyez sur la touche Éditer pour Éditer modifier le message affiché.
- Page 74 Messagerie Poste à Poste Remarque : si vous mettez en surbrillance un autre message sur l'écran Message Poste à Poste et que vous appuyez sur la touche Sélectionner, vos modifications sont effacées. Pour activer ou désactiver la messagerie poste à poste et quitter l'application : 1.
- Page 75 Répertoire d'entreprise Répertoire d'entreprise L'application Répertoire d'entreprise vous permet de r echercher le numéro d' un correspondant à pa rtir de son n om. Une fois la re cherche effectu ée, vous pouvez utiliser la touche de numéro tation programmable pour composer le numéro. Vous pouvez co pier une ent rée du ré...
- Page 76 Répertoire d'entreprise 5. Appuyez sur la touche Terminé. Terminé L'application met en surbrillance la première entrée correspondant au texte que vous avez entré à l'étape 4. Si aucun nom ne correspond, l'écran affiche le message Aucune corresp pour XXX (texte entré). 6.
- Page 77 Répertoire d'entreprise Pour rechercher une autre liste du répertoire ou affiner votre recherche actuelle : Appuyez sur la touche Nouvelle NvRech Reprise recherche pour lancer u ne nouvelle recherche ou sur la touche Reprise pour affiner votre recherche en saisissant des caractères supplémentaires.