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Chapitre 13 Conseils relatifs à l'application CallPilot
Utilisez un avis d'absence prolongée. Commencez cette annonce en indiquant vos prévisions de
vacances ou de déplacements. Vous attirerez ainsi l'attention du demandeur. Par exemple : «Avis de
vacances! Bonjour, ici Cécile. Veuillez prendre note que je serai en vacances pendant la semaine
du 16 juin; je serai de retour le 23 juin. Si vous laissez un message, je vous rappellerai dès mon
retour. Pour obtenir une assistance immédiate, faites le zéro.»
Veillez à bien enregistrer vos messages et vos annonces. Pour un enregistrement de meilleure
qualité, parlez directement dans le combiné. N'utilisez pas la fonction Mains libres. Parlez
clairement et lentement sur un ton agréable : votre message doit être facile à comprendre. Ne
parlez ni trop fort ni trop bas et ne composez pas non plus un message trop long. Une fois
l'enregistrement terminé, écoutez-le avant de le valider. Vous devriez toujours, avant de le valider,
le réécouter pour vous assurer qu'il correspond bien à vos intentions.
N'oubliez pas de vous servir des fonctions de copie et de réponse. Vous pouvez avoir recours à
l'application CallPilot pour retransmettre un message à d'autres boîtes vocales et pour envoyer
votre propre message en réponse à un message reçu. Lorsque vous retransmettez un message à un
destinataire, assurez-vous que la note d'accompagnement indique :
•
la raison pour laquelle vous lui retransmettez ce message;
•
si ce message est envoyé uniquement à titre d'information;
•
si le message est destiné à la personne à laquelle vous l'envoyez; et
•
qui est responsable de donner suite à ce message.
Ayez recours à des listes de diffusion pour l'envoi d'un même message à plusieurs
destinataires. Si vous constatez que vous envoyez souvent des messages à un même groupe de
destinataires, demandez à votre coordinateur de système de créer pour vous une liste de diffusion.
Une liste de diffusion vous permet d'envoyer le même message à toutes les boîtes vocales qui
figurent dans la liste.
Encouragez vos correspondants à utiliser l'application CallPilot. Il est parfois difficile de
changer de vieilles habitudes. Certaines personnes éprouvent beaucoup de réticences à accepter ou
même à essayer les nouvelles technologies. Utilisez votre boîte vocale personnelle et les fonctions
de l'application CallPilot. Encouragez vos collègues et les personnes qui vous appellent souvent à
s'en servir également.
Signalez rapidement les problèmes et les dérangements. Si vous éprouvez des difficultés au
cours de l'utilisation de l'application CallPilot, signalez-les à votre coordinateur de système dans
les plus brefs délais.
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