Aastra Hotel 800 Mode D'emploi
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Aastra Hotel 800
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Sommaire des Matières pour Aastra Hotel 800

  • Page 1 Aastra Hotel 800 Solution hôtel Mode d’emploi Système de communication Aastra 800...
  • Page 2 Bienvenue chez Aastra Nous vous remercions d’avoir acheté un produit Aastra. Notre produit répond à des exigences élevées de qualité associées à un design soigné. Le présent mode d’emploi vous accompagnera dans l’utilisation de votre Aastra Hotel 800 et apportera des réponses aux questions les plus importantes.

  • Page 3: Table Des Matières

    Archiver les données de connexion des clients de l’hôtel ....32 Utiliser le programme “ Aastra Hotel ” ........34 Lancer et fermer le programme .
  • Page 4 Entretien des chambres ..........40 Activer le service de réveil pour un client de l’hôtel.

  • Page 5: Aastra Hotel 800

    Aastra Hotel 800 Aastra Hotel 800 Le progiciel “ Aastra Hotel 800 ” (appelé ci-après “ Aastra Hotel ”) est conçu spécia- lement pour l’exploitation hôtelière. Grâce à ce programme, les hôteliers proposent à leurs clients d’accéder, le temps de leur séjour, au cercle des utilisateurs de l’Aastra 800.

  • Page 6: Caractéristiques Du Programme

    Chaque chambre de l’hôtel peut être équipée d’un téléphone de chambre. Les téléphones de chambre peuvent être les appareils de votre choix : les téléphones filaires et sans fil de la famille de produit Aastra téléphones système (famille de produit OpenPhone), les téléphones DECT-GAP/CAP, les téléphones ISDN et les téléphones analogiques par ex.

  • Page 7: Contenu De L'emballage

    Vous pouvez télécharger le mode d’emploi des progiciels “ Aastra Hotel ” et “ Aastra Count ” en format PDF ainsi que la version actuelle de l’aide en ligne à l’adresse suivante http://www.aastra.de ou http://www.aastra.com.

  • Page 8: Licence : Procédure De Validation

    La clé de déconnexion est générée comme suit … Vous devez disposer des éléments suivants : – la confirmation de licence pour Aastra Hotel avec la série de données de tran- saction (TAD-…); – le numéro de série du système de communication. Vous trouverez ce numéro sur la console Web du système de communication, dans le Configurateur, menu...

  • Page 9: Configuration Et Administration

    Configuration et administration La description ci-dessous présuppose que les téléphones utilisés pour l’application Hôtel sont déjà raccordés à l’Aastra 800. Pour de plus amples informations sur le rac- cordement d’appareils, consultez le mode d’emploi “ Installation et mise en service ”.

  • Page 10: Configurer Un Groupe D'utilisateurs

    Configuration et administration Configurer un groupe d’utilisateurs Le programme Aastra Hotel 800 offre une extension du domaine d’application de l’Aastra 800, il peut éventuellement être introduit dans un environnement déjà existant. Afin de conserver une gestion claire de la solution hôtel, il est conseillé de créer pour les cercles d’utilisateurs “...
  • Page 11 Configuration et administration mètres importants de ce groupe d’utilisateurs dans les rubriques Appareils système et Données de connexion de la fenêtre de configuration. Pour de plus amples expli- cations sur ces paramètres, consultez les chapitres Configurer la facturation des coûts à...

  • Page 12: Créer Une Chambre Et Attribuer Un Numéro D'appel Aux Téléphones De Cette Chambre

    Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux téléphones de cette chambre Le programme Aastra Hotel vous permet de gérer jusqu’à 200 chambres. Chacune de ces chambres peut être équipée d’un téléphone de chambre individuel (avec un numéro d’appel individuel). Vous gérez les chambres et les numéros d’appel de ces chambres à...

  • Page 13: Configurer Le Téléphone De Réception

    Configurer le téléphone de réception Pour la réception, utilisez de préférence un appareil système du type OpenPhone 65 / Aastra 6775 (OpenPhone 75). Ce terminal dispose d’un nombre important de touches de programmation avec affichage ; il est ainsi tout particulièrement adapté pour l’uti- lisation sur les postes de travail ayant des fonctions d’intermédiaire ou de trans-...
  • Page 14 Raccordez le téléphone de réception à une connexion U puis configurez cette appareil dans le menu TEL Configuration : Connexions : Upn. L’exemple suivant présente la configuration d’un Aastra 6775 (OpenPhone 75) avec extension des touches. Configurer un téléphone de réception à une connexion U Configurez le numéro d’appel du téléphone de réception dans le Configurateur,...
  • Page 15 Configuration et administration Check Out des clients de l’hôtel (cf. Le menu “ Hôtel ” du téléphone de réception à partir de la page 43). Applications Hôtel Recommandation: vous pouvez programmer le menu sur une touche de fonction du téléphone de réception (dans le menu TEL Configuration : Appareils : Appareils système).
  • Page 16 “ Réception ”. Cet employé peut dorénavant recevoir les appels des clients de l’hôtel et se servir du programme Aastra Hotel à partir de la console Web (cf. Confi- gurer un groupe d’utilisateurs à partir de la page 8).

  • Page 17: Configurer Touches De Fonction D'occupation Des Chambres Sur Le Téléphone De Réception

    Pour gérer de cette manière le plus grand nombre possible de chambres, il est recommandé de choisir un appareil OpenPhone 65 / Aastra 6775 (OpenPhone 75)et de lui ajouter le nombre d’extensions des touches supplémentaires nécessaires.

  • Page 18: Configurer Une Équipe De Réception

    équipe de réception (dans le menu TEL Configuration : Groupes : Equipe Membres). Tous ces employés doivent disposer d’un appareil système (OpenPhone 61/63/65 ou Aastra 6771/6773/6775 (OpenPhone 71/73/75)), étant donné que ces appareils sont les seuls à soutenir les fonctions d’équipes.
  • Page 19 Le menu ne s’affiche pas sur d’autres touches de ligne ni sur les touches d’équipe. • Il est conseillé de faire appartenir les membres d’une équipe au groupe d’utilisa- teurs “ Réception ” et ainsi de leur attribuer les droits nécessaires à la l’utilisation du programme Aastra Hotel.

  • Page 20: Configurer Les Téléphones De Chambre

    • appareils système filaires, par ex. OpenPhone 61/63/65 et Aastra 6771/6773/6775 (OpenPhone 71/73/75), • appareils système (DECT) sans fil, par ex. OpenPhone 26/27, Aastra 142d, • terminaux d’autres fabricants (appareils analogiques, téléphone ISDN ou appareils sans fil DECT-GAP/CAP). Les appareils système offrent au client de l’hôtel un confort d’utilisation amélioré.
  • Page 21 Configuration et administration Programmer une touche de réception Sur chaque OpenPhone 61/63/65 et Aastra 6771/6773/6775 (OpenPhone 71/73/75) vous pouvez programmer une touche de fonction avec laquelle le client de l’hôtel peut appeler la réception. Cette touche indique également lorsque la réception à reçu un message adressé...
  • Page 22 Imprimer une étiquette Vous pouvez imprimer une étiquette pour chaque appareil système (par ex. un Aastra 6773 (OpenPhone 73)) dans le Configurateur, sous TEL Configuration : Appareils : Appareils système. L’étiquette sert à marquer les touches situées à côté de l’afficheur. Lorsque vous avez programmé une de ces touches en touche de réception, imprimez l’étiquette.
  • Page 23 (par ex. un Aastra 6773 (OpenPhone 73)), mais pas pour les appareils système sans fil (par ex. un OpenPhone 27). En fonction des appareils fournis aux clients de l’hôtel, le sys-...
  • Page 24 “ Message Waiting Indication ”, la signalisation de messages reçus sur le télé- phone. Le progiciel “ Aastra Hotel ”utilise le MWI pour indiquer sur le téléphone de chambre qu’un message a été reçu à la réception. Lors de la configuration d’un appareil analogique d’autres fabricants dans le menu TEL Configuration :...

  • Page 25: Configurer Les Numéros D'appel Non Autorisés Et Les Filtres D'appels

    Configuration et administration L’Aastra 800 supporte également la caractéristique MWI sur les appareils ISDN. Cette procédure de signalisation de message présuppose l’utilisation de téléphones ISDN correspondant aux normes. Consultez le mode d’emploi du fabricant. Configurer les numéros d’appel non autorisés et les filtres d’appels des clients de l’hôtel...
  • Page 26 Configuration et administration téléphones de chambre depuis l’extérieur. Lorsque le téléphone de réception est éga- lement le central téléphonique de l’hôtel, saisissez un astérisque (*). Raccordement DDI : attribuer le numéro d’appel de la réception aux numéros de sélection directe des téléphones de chambre Dans la Distribution d’appels : Sortants DDI attribuez également le numéro interne du téléphone de réception à...

  • Page 27: Définir Les Droits D'utilisation Des Téléphones De Chambre

    Configuration et administration Définir les droits d’utilisation des téléphones de chambre A différents moments de la journée ou de la semaine, un téléphone de chambre est accessible à différents utilisateurs : après l’enregistrement, au client de l’hôtel ;après le départ du client et jusqu’à l’enregistrement du prochain client, au personnel d’entretien ainsi qu’à...

  • Page 28: Programmer Le Service De Réveil

    Vous définissez dans le menu Aastra Hotel : Paramètres la configuration de base de cette fonction. Vous déter- minez le nombre de fois qu’un appel de réveil doit se répéter, si le client de l’hôtel ne répond pas dès le premier appel, le nombre de fois que la sonnerie doit sonner et la...

  • Page 29: Configurer La Saisie Des Données De Connexion En Vue De La Facturation Des Coûts

    La facturation des coûts dans l’application Hôtel se base sur le programme “ Aastra Count ”. Ce programme établit un protocole de toute les données de con- nexion d’un client (appels téléphoniques, échanges de données). Lors de son départ, la facturation des appels téléphoniques du client se base sur ces données.

  • Page 30: Configurer La Facturation Des Coûts

    Configuration et administration Paramètres de la note de téléphone : données de connexion et TVA Configurer la facturation des coûts La facturation des coûts des appels téléphoniques requiert la configuration de para- mètres dans différents menus du Configurateur. Zones de coûts et coûts à la minute Les appels effectués par les clients de l’hôtel peuvent être facturés en fonction de zones de coûts (p.
  • Page 31 Activer des zones de coûts (ici dans le menu “ Faisceau ”) T.V.A Dans le menu Aastra Hotel : Paramètres vous saisissez le taux de la T.V.A (vous pouvez le configurer à une décimale près). La note de téléphone du client présente donc la liste de ses données de connexion et le montant de la note avec le taux de la...
  • Page 32 Configuration et administration Activer la saisie des données de connexion pour les clients de l’hôtel Eléments de calcul pour la facturation des coûts Dans le menu Gestion d’utilisateurs : Groupes d’utilisateurs, entrez ensuite les élé- ments de calcul pour la facture téléphonique des clients de l’hôtel. •...

  • Page 33: Mise En Page De L'en-Tête De La Facture

    Vous pouvez également entrer un texte standard dans l’en-tête de la facture grâce au menu Aastra Hotel: En-tête de la facture : ce texte sera imprimé dans l’en-tête de chaque facture, p. ex. le titre “ Facture téléphonique ”.

  • Page 34: Archiver Les Données De Connexion Des Clients De L'hôtel

    Fichier archive des données de connexion Après le départ d’un client de l’hôtel, vous ne pouvez plus consulter sa note de télé- phone via le programme Aastra Hotel. Les données de connexions sont cependant encore sauvegardées dans le système. Vous pouvez consulter ultérieurement ces données via le programme Aastra Count.
  • Page 35 *.csv (Comma Separated Value) ou le format d’archive *.zip, afin de con- server les données sous forme comprimée. Pour plus d’informations, veuillez con- sulter le mode d’emploi intitulé “ Aastra Count ”, rubrique “ Exporter les données de connexion ”.

  • Page 36: Utiliser Le Programme " Aastra Hotel

    Les informations d’utilisation présentées ci-dessous sont à l’intention des employés de l’hôtel. Vous vous servez du programme Aastra Hotel via la console Web de l’Aastra 800. L’administrateur système doit avoir attribué les droits nécessaires à l’utilisation du programme à l’employé de l’hôtel chargé de la réception. Plusieurs employés (utilisa- teurs) peuvent utiliser le programme en même temps.
  • Page 37 Note : l’administrateur système peut également configurer un démarrage spécial du pro- gramme Aastra Hotel. Dans ce cas, le programme démarre automatiquement après le démarrage de l’ordinateur de votre poste de travail. Adressez-vous à votre admi- nistrateur système, si vous avez des questions.

  • Page 38: L'aperçu Des Chambres

    À tout moment vous pouvez passer d’une représentation à l’autre, en cliquant sur l’icône correspondant en haut à droite de l’aperçu des chambres. Aperçu des chambres dans le programme “ Aastra Hotel ” (Liste de présentation) Cette liste vous donne une série d’informations supplémentaires sur chacune des chambres, par ex.

  • Page 39: Enregistrer Un Client De L'hôtel (Check In)

    Lorsque vous cliquez sur un de ces icônes, une nouvelle boîte de dialogue s’ouvre dans laquelle vous effectuez vos saisies. Pendant que vous utilisez le programme Aastra Hotel, vous pouvez ouvrir l’Aide en ligne correspondant à chacune des boîtes de dialogue. Elle vous décrit en détail les différents paramètres que vous pouvez définir dans chacune des fenêtres de dialogue.
  • Page 40 à partir de l’annuaire. L’annuaire central est disponible sur chaque appareil système et sur la console Web de l’Aastra 800. Adressez-vous à votre administrateur système si vous avez des questions sur l’utilisation de l’annuaire central et sur vos droits d’accès.

  • Page 41: Enregistrer Le Départ D'un Client De L'hôtel (Check Out)

    Utiliser le programme “ Aastra Hotel ” Enregistrer le départ d’un client de l’hôtel (Check Out) Lorsqu’un client quitte l’hôtel, vous enregistrez son départ du système. La saisie du coût des communications téléphonique du client s’arrête dès cet instant. Pour enre- gistrer le départ du client, cliquez dans l’aperçu des chambres sur l’icône “...

  • Page 42: Entretien Des Chambres

    Les paramètres du service de réveil (durée de l’appel de réveil et nombre des répéti- tions) sont définis par l’administrateur système lors de la configuration du pro- gramme Aastra Hotel. Ces paramètres sont donc identiques pour tous les clients de l’hôtel.

  • Page 43: Le Client A Reçu Un Message

    À condition que le téléphone supporte cette fonction (appelée également “ Message Waiting Indication ”). C’est le cas des appa- reils système (par ex. un Aastra 6773 (OpenPhone 73) ou un OpenPhone 27, Aastra 142d). Les autres appareils (par ex. les téléphones analogiques et les télé- phones ISDN) peuvent également signaler les messages reçus, avec un signal soit...

  • Page 44: Produire La Facture De Téléphone D'un Client De L'hôtel

    43). Produire un décompte provisoire pour le client de l’hôtel Si le client désire un décompte provisoire de sa facture, le programme Aastra Hotel vous permet de le produire. Le procédé est identique à celui suivi lors de l’impression...

  • Page 45: Le Menu " Hôtel " Du Téléphone De Réception

    . Il vous permet d’utiliser toutes les fonctions du pro- gramme Hôtel, directement à partir du téléphone de réception. Le programme Aastra Hotel ne doit pas nécessairement être ouvert sur votre ordinateur. Note : lorsque le numéro d’appel de la réception a été configuré sur plusieurs téléphones, ce menu est uniquement disponible sur les téléphones où...
  • Page 46 Remarque : vous imprimez la facture de téléphone du client via le programme Aastra Hotel, il n’est pas possible de lancer l’impression à partir du téléphone de réception. Avant le Check-Out, l’affi- cheur propose une ultime question de sécurité.
  • Page 47 En même temps, l’aperçu des chambres du programme Aastra Hotel affiche l’icône indiquant le nettoyage de la chambre. Lorsque vous appuyez sur la touche OK le statut d’occupation de la chambre passe immédiatement sur le mode “ libre ” (après une ultime question de sécurité). Étant donné que la chambre doit encore être nettoyée, appuyez sur la touche Esc, pour quitter le menu.

  • Page 48: Modifier Le Statut D'occupation D'une Chambre Via Une Touche De

    (en passant de “ A nettoyer ” à “ libre ”). Pour cela il doit entrer sur le téléphone de chambre : *170 Le statut d’occupation modifié s’affiche immédiatement dans l’aperçu des chambres du programme Aastra Hotel ainsi que sur le téléphone de réception.

  • Page 49: Instructions À L'intention Des Clients De L'hôtel

    OpenPhone 61/63/65 ou Aastra 6771/6773/6775 (OpenPhone 71/73/75) (appareil système filaire) • un OpenPhone 26/27, Aastra 142d (un appareil système (DECT) sans fil) • un appareil d’un autre fabricant (appareil standard : téléphone analogique, télé- phone ISDN ou téléphone sans fil) L’administrateur système peut élaborer une liste indiquant les différents téléphones...

  • Page 50: Les Touches Du Téléphone De Votre Chambre

    Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 61 : OpenPhone 61 OpenPhone 61 Touche OK OK-Taste Touche flèches Pfeile-Tasten Touches de l’OpenPhone 61...
  • Page 51 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Aastra 6771 (OpenPhone 71) : Aastra 6771 PQRS WXYZ Touche OK – Touche flèches Touches de l’Aastra 6771 (OpenPhone 71)
  • Page 52 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 63 : OpenPhone 63 12:15 Touche flèches Touche OK Touches de l’OpenPhone 63...
  • Page 53 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Aastra 6773 (OpenPhone 73) : Aastra 6773 Touche OK PQRS WXYZ – Touche flèches Touches de l’Aastra 6773 (OpenPhone 73)
  • Page 54 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 65 : OpenPhone 65 12:35 Ve.27.Févr..04 Touche flèches Touche OK Touches de l’OpenPhone 65...
  • Page 55 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Aastra 6775 (OpenPhone 75) : Aastra 6775 Touche OK PQRS WXYZ Touche flèches – Touches de l’Aastra 6775 (OpenPhone 75)
  • Page 56 Aastra 142d : Touche d'appel Touche Infos Touches de l’OpenPhone 26 / OpenPhone 27, Aastra 142d … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un appareil standard : Ce chapitre n’a aucun intérêt pour les client disposant d’un appareil standard, étant...

  • Page 57: Appeler La Réception

    Appeler la réception … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 61/63/65 ou Aastra 6771/6773/6775 (OpenPhone 71/73/75) : Pour appeler la réception, appuyez sur la touche où est inscrit “ Réception ”. … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 26/27, Aastra 142d : Pour appeler la réception, appuyez sur la touche Infos.

  • Page 58: Numéros D'appel Non Autorisés

    La saisie d’un indicatif est uniquement nécessaire lorsqu’elle a été configuré par l’administrateur système (dans le Configurateur, sous TEL Configuration : Lignes : Acheminement). C’est le cas de la configuration par défaut de l’Aastra 800 au moment de la livraison, l’indicatif “ 0 ” occupe une ligne externe. L’indicatif peut con- tenir plusieurs chiffres.

  • Page 59: Vous Désirez Appeler Un Autre Client De L'hôtel

    à partir de l’annuaire. Si vous avez configuré le système de cette manière, utilisez pour les clients avec un OpenPhone 61/63/65 ou Aastra 6771/6773/6775 (OpenPhone 71/73/75) la description valable pour tous les clients de l’hôtel.

  • Page 60: Vous Recevez Un Appel

    Vous recevez un appel … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 61/63/65 ou Aastra 6771/6773/6775 (OpenPhone 71/73/75) : Lors d’un appel, une touche du téléphone clignote. Appuyez sur cette touche (le téléphone passe en mode mains libres) ou décrochez le combiné.

  • Page 61: Vous Désirez Être Réveillé

    6775 (OpenPhone 71/73/75), l’administrateur système peut programmer une touche de fonction pour l’appel de réveil. Si aucune touche de fonction n’a été programmée, suivez pour les clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 61/63/65 ou Aastra 6771/ 6773/6775 (OpenPhone 71/73/75)les consignes données à l’intention de tous les...

  • Page 62: Vous Avez Reçu Un Message À La Réception

    Vous avez reçu un message à la réception … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 61/63/65 ou Aastra 6771/6773/6775 (OpenPhone 71/73/75) : Lorsque la réception a reçu un message vous étant adressé, elle vous le signale par l’intermédiaire de votre téléphone de chambre.
  • Page 63 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel …pour les clients disposant d’un Aastra 1910/1930 : Si vous avez un message à la réception, vous en êtes informé grâce au téléphone situé dans votre chambre. La diode MWI de votre téléphone clignote. Vous êtes relié auto- matiquement à...

  • Page 64: Données Techniques

    Données techniques Données techniques Nombre de chambres Nombre de chiffres d’un numéro de chambrer Notice par chambre Texte d’enregistrement avec informa- 40 caractères tions client Texte sur les caractéristiques de la 40 caractères chambre Informations supplémentaires lors de l’enregistrement Nom inscrit dans l’annuaire de l’instal- lation Nombre de langues disponibles pour l’afficheur...
  • Page 65 Statut de l’appel de réveil : accepté, répété Bref message à la réception lors d’un appel de réveil non acceptés Facture de téléphone Supprimer le numéro d’appel : Aastra Count 800 – raccourcir le numéro d’appel de x 0-99 chiffres Importer/exporter des données Aastra Count 800...
  • Page 66 Notices Notices...
  • Page 68 Copyright 2011 www.aastra.com Tous droits réservés. Etat 01.10.2011 Sous réserve de modifications...

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