Société de livraison
Problème
Une société de livraison dispose d'une centaine d'agences qui accepte
les colis à destination de l'étranger et a donc besoin de numériser des
documents d'expédition pour les douanes. Les documents numérisés
sont envoyés à un bureau central qui préparent les connaissements
pour que dès leur arrivée, les colis puissent directement embarquer
dans les avions à destination de l'étranger. Par le passé, la société
travaillait avec des imprimantes multi-fonctions (MFP) mais l'interface
était compliquée et la qualité d'images laissait à désirer et les imprimantes
n'étaient pas conçues à cet effet.
La première page de la demande d'expédition consiste en un formulaire
standard rempli par le client et présentant un code-barres unique. Des
documents à l'attention des services de douane y sont régulièrement
associés (description du colis, un numéro de classification du contrôle
des exportations (ECCN), des documents supplémentaires demandés
par les autorités, etc.). Lorsque le formulaire est rempli, un employé de
la société de livraison saisit l'adresse de destination et les informations
de contact, puis numérise le code-barres de la demande d'expédition
pour l'ajouter au dossier. Ce n'est qu'à ce moment-là que l'employé sait
que le colis doit aller au Brésil.
La demande d'expédition à l'étranger et la documentation associée est
numérisée et les images sont envoyées au comptoir international. Les
documents sont alors traités pour s'assurer de leur conformité avec les
douanes étrangères concernées et créer le connaissement. Les
documents sont envoyés avec le colis et voyagent avec lui jusqu'aux
douanes du pays de destination. À l'arrivée du colis au dépôt de la
société, les documents sont à nouveau comparés au connaissement
envoyé avec le colis. L'objectif est de procéder comme tel dans 95 %
des cas pour que les colis soient livrés le lendemain.
Solution
En utilisant une Scan Station, une tâche Expédition à l'étranger est
configurée avec les paramètres de numérisation et de destination
souhaités. La destination sera un serveur FTP sécurisé du siège social.
Le document sera enregistré en tant que fichier TIFF.
Le chemin d'accès et le nom du fichier seront utilisés pour identifier le
document, par exemple :
ftps:\\serveur-
siège\EmplacementSoLivraison\NomScanStation\Date\Exp
éditionÉtranger-[code-barres].tif
La société de livraison demande également la création d'un fichier XML
associé avec le même préfixe de nom de fichier que le fichier TIFF
multi-pages. Ce fichier contient une valeur de code-barres, la destination
finale, le nom, l'adresse et le numéro de compte de l'expéditeur, le nombre
de pages dans le document et l'horodatage de création du fichier TIFF
multi-pages. La destination finale, le nom, l'adresse et le numéro de
compte de l'expéditeur viennent d'une requête dans la base de données
réalisée avec la valeur de code-barres comme élément clé.
A-61796_fr Février 2016
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