1. Manuels
  2. Marques
  3. Proximus Manuels
  4. Systèmes téléphoniques
  5. Forum 500 Série
  6. Mode d'emploi

Proximus Forum 500 Mode D'emploi

Masquer les pouces Voir aussi pour Forum 500:
Table des Matières

Publicité

Liens rapides

Télécharger ce manuel
Forum™ 500
Forum™ 5000
Solution hôtel
Forum Hotel
Mode d'emploi

Publicité

Table des Matières
loading

Manuels Connexes pour Proximus Forum 500

Sommaire des Matières pour Proximus Forum 500

  • Page 1 Forum™ 500 Forum™ 5000 Solution hôtel Forum Hotel Mode d’emploi...
  • Page 2 Bienvenue chez Proximus Nous vous remercions d’avoir acheté un produit Proximus. Notre produit répond à des exigences élevées de qualité associées à un design soigné. Forum Hotel Le présent mode d’emploi vous accompagnera dans l’utilisation de votre Forum Hotel et apportera des réponses aux questions les plus importantes.

  • Page 3: Table Des Matières

    Table de matières Forum Hotel......... .3 Caractéristiques du programme .
  • Page 4 Entretien des chambres ........40 Activer le service de réveil pour un client de l’hôtel .

  • Page 5: Forum Hotel

    Le progiciel “Forum Hotel” est conçu spécialement pour l’exploitation hôte- lière. Grâce à ce programme, les hôteliers proposent à leurs clients d’accéder, le temps de leur séjour, au cercle des utilisateurs du Forum 500 / Forum 5000. Chaque client de l’hôtel peut ainsi utiliser les fonctions télépho- niques du système sur le téléphone de sa chambre.
  • Page 6 à certaines fonctions disponibles sur leurs télé- phones de chambre. Il utilise pour cela le principe déjà connu du Forum 500 / Forum 5000 de l’attribution d’autorisations via les groupes d’utilisateurs, c’est-à-dire que, pour les clients de l’hôtel, il peut créer des groupes d’utilisateurs disposant d’autorisations individuelles.

  • Page 7: Contenu De L'emballage

    Documentations supplémentaires En plus des informations apportées par le présent mode d’emploi, vous trou- verez dans l’Aide en ligne du Forum 500 / Forum 5000 d’autres informa- tions contextuelles relatives à la solution hôtel. Les informations relatives au raccordement d’appareils se trouvent dans le mode d’emploi “Montage et mise en service”...

  • Page 8: Licence

    Licence maintenance” (Forum 5500). Ce mode d’emploi est disponible en fichier PDF sur le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000. Les informations relatives à la programmation et l’utilisation d’appareils système se trouvent dans les modes d’emploi respective. Ces modes d’emploi sont également disponibles en fichiers PDF sur le CD de produit du...

  • Page 9: Configuration Et Administration

    La description ci-dessous présuppose que les téléphones utilisés pour l’appli- cation Hôtel sont déjà raccordés au Forum 500 / Forum 5000. Pour de plus amples informations sur le raccordement d’appareils, consultez le mode d’emploi “Montage et mise en service” (Forum 523/524, Forum 525/526, Forum 550/560, Forum 5004/5008/5012) ou “Mise en service et...

  • Page 10: Configurer Un Groupe D'utilisateurs

    Pour ce faire, vous devez avoir installé le programme de démarrage sur l’ordi- nateur du poste de travail correspondant. Le programme est déposé sur le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000. Pour de plus amples informations, consultez le chapitre “Programmer un logiciel PC” du mode d’emploi “Montage et mise en service”...
  • Page 11 Configurer un groupe d’utilisateurs niques, en règle générale le programme Forum Hotel produit directement la facture de téléphone des clients de l’hôtel. Après avoir configuré un groupe d’utilisateurs pour la réception, créer un compte d’utilisateur pour chaque employé de la réception. Attribuez ces utili- sateurs au groupe d’utilisateurs “Réception”...

  • Page 12: Créer Une Chambre Et Attribuer Un Numéro D'appel Aux Téléphones De Cette Chambre

    Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux téléphones de cette chambre Groupe d’utilisateurs des clients de l’hôtel (“Chambre - occupée”) Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux téléphones de cette chambre Le programme Forum Hotel vous permet de gérer jusqu’à 200 chambres. Chacune de ces chambres peut être équipée d’un téléphone de chambre indi- viduel (avec un numéro d’appel individuel).
  • Page 13 Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux téléphones de cette chambre Tableau d’attribution : Chambre d’hôtel – Numéro d’appel du téléphone de cette chambre Toutes les chambres que vous avez saisies via ce tableau d’attribution appa- raissent ultérieurement dans l’application Forum Hotel et le personnel de la réception peut proposer la location de ces chambres aux clients de l’hôtel.

  • Page 14: Configurer Le Téléphone De Réception

    Configurer le téléphone de réception Créer une nouvelle chambre Configurer le téléphone de réception Pour la réception, utilisez de préférence un appareil système du type Forum Phone 535/536. Ce terminal dispose d’un nombre important de touches de programmation avec affichage ; il est ainsi tout particulièrement adapté...
  • Page 15 Configurer le téléphone de réception Configurer un téléphone de réception à une connexion U Configurez le numéro d’appel du téléphone de réception dans le Configu- rateur, sous Applications: Forum Hotel : Paramètres. Définir le numéro d’appel du téléphone de réception Saisissez un numéro d’appel interne avec lequel les clients de l’hôtel peuvent joindre la réception.
  • Page 16 Configurer le téléphone de réception Programmer une touche de fonction en touche hôtel Attribuez le téléphone de réception à un utilisateur qui appartient au groupe d’utilisateurs “Réception”. Cet employé peut dorénavant recevoir les appels des clients de l’hôtel et se servir du programme Forum Hotel à partir de la console Web (cf.

  • Page 17: Configurer Touches De Fonction D'occupation Des Chambres Sur Le Téléphone De Réception

    Configurer touches de fonction d’occupation des chambres sur le téléphone de réception Enregistrer le numéro d’appel du téléphone de réception dans la distribution d’appel Configurer touches de fonction d’occupation des chambres sur le téléphone de réception Sur le téléphone de réception, vous pouvez configurer une touche de fonction propre à...

  • Page 18: Configurer Une Équipe De Réception

    Configurer une équipe de réception Configurer une équipe de réception Si vous désirez que plusieurs employés de l’hôtel puissent être joints au numéro d’appel de la réception (par ex. dans les bureaux ou au restaurant), vous pouvez les regrouper en une équipe de réception (dans le menu TEL Configuration : Groupes : Equipe Membres).

  • Page 19: Configurer Les Téléphones De Chambre

    Configurer les téléphones de chambre Définir les tonalités (sonneries) de la touche équipe Lors de la configuration d’une équipe de réception, tenez compte des remarques ci-après : ● Le menu 9 Applications : 2 Hôtel s’affiche uniquement sur les téléphones qui ont le numéro d’appel du téléphone de réception programmé...
  • Page 20 Configurer les téléphones de chambre nécessaires sur les appareils système, en partie via le Configurateur, en partie sur les appareils. Note : les appareils sans fil peuvent uniquement être utilisés lorsque le système de communication est équipé de cartes d’interface qui soutiennent les applications DECT.
  • Page 21 Configurer les téléphones de chambre Programmer une touche de fonction en touche de réception Imprimer une étiquette Vous pouvez imprimer une étiquette pour chaque appareil système (par ex. un Forum Phone 525) dans le Configurateur, sous TEL Configuration : Appareils : Appareils système. L’étiquette sert à marquer les touches situées à...
  • Page 22 Configurer les téléphones de chambre Verrouiller les touches des appareils système des clients Afin que les clients de l’hôtel munis d’un appareil système ne puissent pas accéder à la configuration du système, il est recommandé de verrouiller l’interface de ces appareils. Pour ce faire, activez le paramètre Toutes les touches bloquées du groupe d’utilisateurs des clients de l’hôtel (dans le menu Gestion d’utilisateur : Groupes d’utilisateurs).
  • Page 23 Configurer les téléphones de chambre des clients de l’hôtel. Toutefois, il est recommandé de définir les paramètres suivants pour le groupe d’utilisateurs des clients de l’hôtel. Note : ces paramètres sont uniquement valides pour les appareils système filaires (par ex. un Forum Phone 525), mais pas pour les appareils système sans fil (par ex.

  • Page 24: Configurer Les Numéros D'appel Non Autorisés Et Les Filtres D'appels Des Clients De L'hôtel

    Belgique. Pour connaître le procédé que soutient l’appareil raccordé, consultez le mode d’emploi du fabricant. Le Forum 500 / Forum 5000 supporte également la caractéristique MWI sur les appareils ISDN. Cette procédure de signalisation de message présuppose l’utilisation de téléphones ISDN correspondant aux normes. Consultez le mode d’emploi du fabricant.
  • Page 25 Configurer les numéros d’appel non autorisés et les filtres d’appels des clients de l’hôtel est conseillé de faire passer par la réception tous les appels destinés aux clients de l’hôtel. La réception peut décider au cas par cas comment traiter les appels en PCV (les refuser ou en informer le client de l’hôtel).

  • Page 26: Définir Les Droits D'utilisation Des Téléphones De Chambre

    Définir les droits d’utilisation des téléphones de chambre Distribution d’appels : Entrants du raccordement MSN En règle générale, le raccordement MSN ne permet pas que les numéros d’appel des téléphones de chambre puissent être joints directement depuis l’extérieur, ces appels doivent être transmis par la réception ou le central télé- phonique de l’hôtel.

  • Page 27: Programmer Le Service De Réveil

    Programmer le service de réveil Définir les droits d’utilisation des téléphones de chambre Programmer le service de réveil Le client de l’hôtel peut charger la réception de le réveiller à une heure déter- minée, il a également l’alternative d’activer personnellement l’appel de réveil sur son téléphone de chambre via une procédure par code.
  • Page 28 Programmer le service de réveil Programmer le service de réveil Le système traite un appel de réveil comme un appel VIP. Vous pouvez définir une sonnerie individuelle pour les appels de réveil des clients de l’hôtel disposant d’un appareil système (dans le menu TEL Configuration : Appareils : Appareils système en cliquant sur Modifier).

  • Page 29: Configurer La Saisie Des Données De Connexion En Vue De La Facturation Des Coûts

    Configurer la saisie des données de connexion en vue de la facturation des coûts Configurer la saisie des données de connexion en vue de la facturation des coûts La facturation des coûts dans l’application Hôtel se base sur le programme “Forum Count”.

  • Page 30: Configurer La Facturation Des Coûts

    Configurer la facturation des coûts Configurer la facturation des coûts La facturation des coûts des appels téléphoniques requiert la configuration de paramètres dans différents menus du Configurateur. Zones de coûts et coûts à la minute Les appels effectués par les clients de l’hôtel peuvent être facturés en fonction de zones de coûts (p.
  • Page 31 Configurer la facturation des coûts Devise choisie pour la facturation des coûts et prix de l’unité de coût La devise choisie pour la facturation des appels téléphoniques et le prix de l’unité de coût se définissent dans le menu TEL Configuration : Paramètres. Ces paramètres sont valides pour tout le système, c’est-à-dire qu’ils ne se limitent pas aux notes de téléphone des clients de l’hôtel.

  • Page 32: Mise En Page De L'en-Tête De La Facture

    Mise en page de l’en-tête de la facture Paramètres pour la facturation des coûts des clients de l’hôtel Mise en page de l’en-tête de la facture Pour imprimer des factures téléphoniques, vous pouvez déterminer la hauteur de l’en-tête de facture dans le menu Applications: Forum Hotel: Paramètres.
  • Page 33 Mise en page de l’en-tête de la facture Exemple du texte d’un en-tête de facture saisi en format HTML Vous voyez ci-dessous l’en-tête de facture présenté dans l’exemple précédent : Configuration et administration...

  • Page 34: Archiver Les Données De Connexion Des Clients De L'hôtel

    Pour archiver les données de connexion des clients dans le but de s’en servir pour la comptabilité de l’hôtel, procédez de la manière suivante : ● Sauvegardez régulièrement la configuration du Forum 500 / Forum 5000 dans le menu SYS Configuration : Sauvegarde). ●...
  • Page 35 Archiver les données de connexion des clients de l’hôtel Imprimer et archiver une facture en format PDF Archivez immédiatement toute facture produite pour les clients. Pour cela, vous pouvez installer une imprimante PDF (par ex. Adobe Acrobat Writer ou Adobe Acrobat Distiller ) sur les ordinateurs utilisés à...

  • Page 36: Utiliser Le Programme "Forum Hotel

    Vous vous servez du programme Forum Hotel via la console Web du Forum 500 / Forum 5000. L’administrateur système doit avoir attribué les droits nécessaires à l’utilisation du programme à l’employé de l’hôtel chargé de la réception. Plusieurs employés (utilisateurs) peuvent utiliser le programme en même temps.
  • Page 37 Lancer et fermer le programme Cela vous épargne la procédure de connexion à chaque nouveau lancement du programme. 4. Validez avec Login. Lancer le programme – accès à la console Web 1. Saisissez l’adresse suivante, dans la barre d’adresse du navigateur : “http:/ /<ip-adr>/”.

  • Page 38: L'aperçu Des Chambres

    L’aperçu des chambres L’aperçu des chambres Après avoir ouvert le programme, l’aperçu des chambres s’affiche. Cette fenêtre récapitule le statut d’occupation des chambres et indique celles qui sont occupées, encore libres ou actuellement en nettoyage. Vous avez deux possibilités d’afficher l’aperçu des chambres. La liste présente les chambres selon les numéros de chambre.

  • Page 39: Enregistrer Un Client De L'hôtel (Check In)

    Enregistrer un client de l’hôtel (Check In) Le service de réveil est activé, le client de l’hôtel sera réveillé à l’heure désirée. Aucun service de réveil n’est configuré pour ce client de l’hôtel. Le client de l’hôtel à reçu un message. Le client de l’hôtel n’a reçu aucun message.
  • Page 40 à partir de l’annuaire. L’annuaire central est disponible sur chaque appareil système et sur la console Web du Forum 500 / Forum 5000. Adressez-vous à votre administrateur système si vous avez des questions sur l’utilisation de l’annuaire central et sur vos droits d’accès.

  • Page 41: Enregistrer Le Départ D'un Client De L'hôtel (Check Out)

    Enregistrer le départ d’un client de l’hôtel (Check Out) Enregistrer le départ d’un client de l’hôtel (Check Out) Lorsqu’un client quitte l’hôtel, vous enregistrez son départ du système. La saisie du coût des communications téléphonique du client s’arrête dès cet instant.

  • Page 42: Entretien Des Chambres

    Entretien des chambres Entretien des chambres Après le nettoyage de la chambre, le statut d’occupation de la chambre doit de nouveau indiquer que la chambre est ”libre“. Pour cela cliquez dans l’aperçu de la chambre sur l’icône “À nettoyer”. La chambre est prête pour un nouvel enregistrement.

  • Page 43: Le Client A Reçu Un Message

    Le client a reçu un message page 44). Le client peut également le faire lui-même sur le téléphone de sa chambre (cf. Vous désirez être réveillé à partir de la page 60 des instructions à l’intention du client). L’aperçu des chambres du programme Forum Hotel affiche en permanence la configuration actuelle valide pour chaque client, indépendamment de la manière dont un appel de réveil a été...

  • Page 44: Produire La Facture De Téléphone D'un Client De L'hôtel

    Produire la facture de téléphone d’un client de l’hôtel Les clients disposant d’un Forum Free sans fil (par ex. un Forum Free 575) sont informés par la touche Infos qui clignote sur leur appareil. Le client appelle la réception en appuyant sur la touche Infos. Pour activer l’affichage d’un message, cliquez dans l’aperçu des chambres sur l’icône gris “Message”.
  • Page 45 Produire la facture de téléphone d’un client de l’hôtel données de connexion des clients de l’hôtel à partir de la page 32). Consulter le décompte provisoire sur le téléphone de réception Le téléphone de réception vous permet de consulter à tout moment, via le sous-menu 3 Coûts du menu 9 Applications : 2 Hôtel le montant total actuel des coûts du client de l’hôtel (cf.

  • Page 46: Le Menu "Hôtel" Du Téléphone De Réception

    Le menu “Hôtel” du téléphone de réception Le menu “Hôtel” du téléphone de réception Le Menu principal du téléphone de réception est doté du point de menu supplémentaire 9 Applications : 2 Hôtel. Il vous permet d’utiliser toutes les fonctions du programme Hôtel, directement à partir du téléphone de réception.
  • Page 47 Le menu “Hôtel” du téléphone de réception La chambre est occupée La chambre est occupée, les options d’édition suivantes sont disponibles : 1 Check-Out + Facture (pictogramme représentant des pièces de monnaie) : ce point du menu vous permet d’enregistrer le départ du client et de consulter auparavant le montrant total des coûts téléphoniques du client.

  • Page 48: Modifier Le Statut D'occupation D'une Chambre Via Une Touche De Fonction

    Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une touche de fonction Lorsque la chambre a été nettoyée, ouvrez de nouveau le point de menu 1 Nettoyer et validez avec la touche OK. La chambre est de nouveau prête pour un nouvel enregistrement. Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une touche de fonction Sur le téléphone de réception, l’administrateur système peut programmer une...

  • Page 49: Modifier Le Statut D'occupation D'une Chambre Via Une Procédure

    Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une procédure par code Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une procédure par code Lorsque le personnel d’entretien a préparé une chambre pour le client suivant, l’employé de l’hôtel peut modifier le statut d’occupation de la chambre en entrant une procédure par code sur le téléphone de cette chambre (en passant de “A nettoyer”...

  • Page 50: Instructions À L'intention Des Clients De L'hôtel

    Utilisez les textes de référence suivants pour rédiger le mode d’emploi à l’intention des clients de l’hôtel. Les éléments de texte nécessaires sont dispo- nibles dans les documents Word (*.doc) sur le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000.

  • Page 51: Les Touches Du Téléphone De Votre Chambre

    Les touches du téléphone de votre chambre Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 515 : PQRS WXYZ – Touche flèches Touche OK Touches du Forum Phone 515 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel...
  • Page 52 Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 516 : PQRS WXYZ – Touche flèches Touche OK Touches du Forum Phone 516 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel...
  • Page 53 Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 525 : PQRS WXYZ – Touche flèches Touche OK Touches du Forum Phone 525 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel...
  • Page 54 Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 526 : PQRS WXYZ – Touche flèches Touche OK Touches du Forum Phone 526 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel...
  • Page 55 Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 535 : PQRS WXYZ – Touche flèches Touche OK Touches du Forum Phone 535 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel...
  • Page 56 Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 536 : PQRS WXYZ – Touche flèches Touche OK Touches du Forum Phone 536 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel...
  • Page 57 Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Free 565/575 : Touche d'appel Touche Infos Touches du Forum Free 565 / Forum Free 575 … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un appareil standard : Ce chapitre n’a aucun intérêt pour les client disposant d’un appareil standard, étant donné...

  • Page 58: Appeler La Réception

    (dans le Configurateur, sous TEL Configuration : Lignes : Acheminement). C’est le cas de la configuration par défaut du Forum 500 / Forum 5000 au moment de la livraison, l’indicatif “0” occupe une ligne externe. L’indicatif peut contenir plusieurs chiffres.

  • Page 59: Numéros D'appel Non Autorisés

    Numéros d’appel non autorisés Numéros d’appel non autorisés Vous ne pouvez pas appeler les numéros d’appel qui commencent avec les chiffres suivants : ………………………… Vous ne pouvez pas recevoir d’appels de personnes dont le numéro d’appel commence par les chiffres suivants : …………………………...

  • Page 60: Vous Désirez Appeler Un Autre Client De L'hôtel

    Vous désirez appeler un autre client de l’hôtel Vous désirez appeler un autre client de l’hôtel … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 515/ 525/535 ou Forum Phone 516/526/536 : Décrochez le combiné et appelez le numéro d’appel du téléphone de la chambre de votre interlocuteur.

  • Page 61: Vous Recevez Un Appel

    Vous recevez un appel … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Free 565/575 : 1. Appuyez sur la touche d’appel. 2. Sélectionnez ensuite le numéro d’appel de l’autre client de l’hôtel. Adressez-vous à la réception pour obtenir les numéros d’appel des clients de l’hôtel.

  • Page 62: Vous Désirez Être Réveillé

    Vous désirez être réveillé Vous désirez être réveillé Vous pouvez charger la réception de vous réveiller via le service de réveil. Le téléphone de votre chambre sonne à l’heure désirée. Par le biais d’une procédure par code, vous pouvez également activer ou désactiver personnel- lement l’appel de réveil sur votre téléphone de chambre.

  • Page 63: Vous Avez Reçu Un Message À La Réception

    Vous avez reçu un message à la réception À l’intention de tous les clients de l’hôtel : Activer l’appel de réveil Pour être réveillé par exemple à 06:15, saisissez sur votre téléphone la procédure par code suivante : * 5 5 * 0 6 1 5 (puis les chiffres indiquant l’heure) Votre téléphone sonne à...
  • Page 64 Vous avez reçu un message à la réception … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un appareil standard : Si la réception a reçu un message qui vous est destiné, vous êtes automati- quement mis en contact avec elle dès que vous décrochez le combiné. Informations préalables concernant la signalisation de messages sur les appareils standard Les messages sont signalés différemment sur les appareils standard.

  • Page 65: Annexe

    Informations relatives à l’environnement Annexe Informations relatives à l’environnement ● La production de l’équipement que vous avez acheté a nécessité l’extraction et l’utilisation de ressources naturelles. Il peut contenir des substances dangereuses pour la santé et l’environnement. ● Afin d’éviter la diffusion de ces substances dans notre environnement et de réduire l’exploitation des ressources naturelles, nous vous encourageons à...
  • Page 66 Données techniques Informations supplémentaires lors de l’enregistrement Nom inscrit dans l’annuaire de l’installation Nombre de langues disponibles pour l’afficheur Données temps : – Check In/Check Out TTT jj-mm-aa – Facture de téléphone TTT jj-mm-aaaa-hh:mm:ss Statut des chambres occupée à nettoyer libre Langue de l’afficheur disponibles sur les téléphones de chambre (appareil...

  • Page 67: Support Technique

    Support technique Vous pouvez contacter notre service support technique : Pour les modifications de configuration de votre système de communication Forum™ 500 ou Forum™ 5000 Particuliers et les Grandes entreprises petites PME en néerlandais : 0800 22 500 0800 22 200 en français : 0800 33 500 0800 33 200...
  • Page 68 Pour plus d'infos : ● Surfez sur www.proximus.be/pabx ● Rendez-vous dans un point de vente Proximus Sous réserve de modifications Stand 11.2016...

Ce manuel est également adapté pour:

Forum 5000

Table des Matières