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Belgacom Forum™ et Forum™ 5000 Solution hôtel Forum Hotel Mode d’emploi...
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Bienvenue chez Belgacom Nous vous remercions d’avoir acheté un produit Belgacom. Notre produit répond à des exigences élevées de qualité associées à un design soigné. Forum Hotel Le présent mode d’emploi vous accompagnera dans l’utilisation de votre Forum Hotel et apportera des réponses aux questions les plus importantes.
Table de matières Forum Hotel Caractéristiques du programme Contenu de l’emballage Remarques sur ce mode d’emploi Licence Configuration et administration Configurer un groupe d’utilisateurs Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux téléphones de cette chambre Configurer le téléphone de réception Configurer touches de fonction d’occupation des chambres sur le téléphone de réception Configurer une équipe de réception...
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Utiliser le programme “ Forum Hotel ” 41 Lancer et fermer le programme L’aperçu des chambres Enregistrer un client de l’hôtel (Check In) Enregistrer le départ d’un client de l’hôtel (Check Out) Entretien des chambres Activer le service de réveil pour un client de l’hôtel Le client a reçu un message Produire la facture de téléphone d’un client de l’hôtel Le menu “...
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Annexe Informations relatives à l’environnement Données techniques Support technique pour votre central téléphonique Forum®...
Le progiciel “ Forum Hotel ” nécessite une licence qui permet d’activer l’utilisation du programme. Versions provisoires À partir de la version 4.0, le logiciel système du Forum 500 / Forum 5000 dispose respectivement d’une version provisoire limitée à 60 jours pour les progiciels “ Forum Hotel ” et “...
Caractéristiques du programme Caractéristiques du programme Le “ Forum Hotel ”apporte au Forum 500 / Forum 5000 les carac- téristiques supplémentaires suivantes : Un aperçu des chambres présente toutes les chambres de l’hôtel et permet au personnel de la réception de les gérer facilement.
Le contenu de l’emballage contient à la livraison : la confirmation de licence du progiciel Forum Hotel le mode d’emploi “ Forum Hotel ” (fichier PDF inclus dans le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000). Remarques sur ce mode d’emploi Ce mode d’emploi regroupe les informations nécessaires aux...
(Forum 523/524, Forum 525/526, Forum 550/560) ou “ Mise en service et maintenance ” (Forum 5050). Ce mode d’emploi est disponible en fichier PDF sur le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000. Les informations relatives à la programmation et l’utilisation d’appareils système se trouvent dans les modes d’emploi respec-...
Forum 500 / Forum 5000. Vous configurez l’application Hôtel dans le Configurateur de la console Web du Forum 500 / Forum 5000, sous Forum Hotel. En cours de configuration, vous pouvez ouvrir, pour chaque boîte de dialogue, l’Aide en ligne correspondante. Elle décrit en détail les paramètres disponibles que vous pouvez définir pour chaque...
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Pour ce faire, vous devez avoir installé le programme de démar- rage sur l’ordinateur du poste de travail correspondant. Le programme est déposé sur le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000. Pour de plus amples informations, consultez le chapitre “...
Le programme Forum Hotel offre une extension du domaine d’application du Forum 500 / Forum 5000, il peut éventuellement être introduit dans un environnement déjà existant. Afin de conserver une gestion claire de la solution hôtel, il est conseillé de créer pour les cercles d’utilisateurs “...
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Configurer un groupe d’utilisateurs Après avoir configuré un groupe d’utilisateurs pour la réception, créer un compte d’utilisateur pour chaque employé de la récep- tion. Attribuez ces utilisateurs au groupe d’utilisateurs “ Réception ” (dans le Configurateur, sous Gestion d’utilisateurs : Utilisateur). Il est conseillé...
Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux téléphones de cette chambre Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux téléphones de cette chambre Le programme Forum Hotel vous permet de gérer jusqu’à 200 chambres. Chacune de ces chambres peut être équipée d’un téléphone de chambre individuel (avec un numéro d’appel indivi- duel).
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Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux téléphones de cette chambre Le système de communication gère une chambre d’hôtel comme il gère un utilisateur, le numéro de la chambre correspond au nom de l’utilisateur. Ceci équivaut à dire que l’utilisateur “ Numéro de la chambre ”...
Configurer le téléphone de réception Configurer le téléphone de réception Pour la réception, utilisez de préférence un appareil système du type Forum Phone 530/535. Ce terminal dispose d’un nombre important de touches de programmation avec affichage ; il est ainsi tout particulièrement adapté pour l’utilisation sur les postes de travail ayant des fonctions d’intermédiaire ou de transmission.
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Configurer le téléphone de réception Configurez le numéro d’appel du téléphone de réception dans le Configurateur, sous Forum Hotel : Paramètres. Définir le numéro d’appel du téléphone de réception Saisissez un numéro d’appel interne avec lequel les clients de l’hôtel peuvent joindre la réception. L’appareil système avec ce numéro d’appel s’appelle maintenant téléphone de réception.
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Configurer le téléphone de réception Recommandation : vous pouvez programmer le menu sur une touche de fonction du téléphone Applications Hôtel de réception (dans le menu TEL Configuration : Appareils : Appareils système). Programmer une touche de fonction en touche hôtel Configuration et administration...
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Configurer le téléphone de réception Attribuez le téléphone de réception à un utilisateur qui appartient au groupe d’utilisateurs “ Réception ”. Cet employé peut doréna- vant recevoir les appels des clients de l’hôtel et se servir du programme Forum Hotel à partir de la console Web (cf. Configurer un groupe d’utilisateurs à...
Configurer touches de fonction d’occupation des chambres sur le téléphone de réception Configurer touches de fonction d’occupation des chambres sur le téléphone de réception Sur le téléphone de réception, vous pouvez configurer une touche de fonction propre à chaque chambre. Avec cette touche, le personnel de la réception peut modifier le statut d’occupation de cette chambre.
Configurer une équipe de réception Configurer une équipe de réception Si vous désirez que plusieurs employés de l’hôtel puissent être joints au numéro d’appel de la réception (par ex. dans les bureaux ou au restaurant), vous pouvez les regrouper en une équipe de réception (dans le menu TEL Configuration : Groupes : Equipe Membres).
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Configurer une équipe de réception Pour que les appels à la réception puissent être différenciés des autres appels (par ex. des appels externes), vous devez définir une tonalité (sonnerie) différente pour chaque touche de ligne et d’équipe de chacun des appareils de l’équipe (dans le menu TEL Configuration : Appareils : Appareils système).
Configurer les téléphones de chambre Configurer les téléphones de chambre Les appareils suivants peuvent être utilisés comme téléphones de chambre : appareils système filaires, par ex. Forum Phone 520/530 et Forum Phone 515/525/535, appareils système (DECT) sans fil, par ex. Forum Free 565/ 575, terminaux d’autres fabricants (appareils analogiques, téléphone ISDN ou appareils sans fil DECT-GAP/CAP).
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Configurer les téléphones de chambre Programmer une touche de réception Sur chaque Forum Phone 520/530 et Forum Phone 515/525/ 535vous pouvez programmer une touche de fonction avec laquelle le client de l’hôtel peut appeler la réception. Cette touche indique également lorsque la réception à reçu un message adressé à ce client de l’hôtel (le voyant lumineux de la touche clignote, fonction “...
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Configurer les téléphones de chambre Imprimer une étiquette Vous pouvez imprimer une étiquette pour chaque appareil système (par ex. un Forum Phone 525) dans le Configurateur, sous TEL Configuration : Appareils : Appareils système. L’étiquette sert à marquer les touches situées à côté de l’afficheur. Lorsque vous avez programmé...
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Configurer les téléphones de chambre Lorsque vous activez cette fonction, hormis quelques exceptions, toutes les touches de l’appareil système attribués aux utilisateurs de ce groupe d’utilisateurs sont bloquées. Via les menus de ces appareils système, les utilisateurs ne peuvent plus définir ou modifier de fonctions de système, comme par exemple programmer une déviation d’appel, consulter les listes d’appels etc.
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Configurer les téléphones de chambre En fonction des appareils fournis aux clients de l’hôtel, le système n’est donc pas à l’abri d’une configuration du système par un client de l’hôtel ! Verrouiller la programmation des touches de fonction pour un client de l’hôtel Il est conseillé...
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Belgique. Pour connaître le procédé que soutient l’appareil raccordé, consultez le mode d’emploi du fabricant. Le Forum 500 / Forum 5000 supporte également la caractéris- tique MWI sur les appareils ISDN. Cette procédure de signalisation de message présuppose l’utilisation de téléphones ISDN corres- pondant aux normes.
Configurer les numéros d’appel non autorisés et les filtres d’appels des clients de l’hôtel Configurer les numéros d’appel non autorisés et les filtres d’appels des clients de l’hôtel Pour empêcher vos clients de l’hôtel de numéroter certains numéros d’appel, vous devez avoir saisi ces numéros dans une liste spéciale de numéros non autorisés.
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Configurer les numéros d’appel non autorisés et les filtres d’appels des clients de l’hôtel vous conseillons de configurer la Distribution d’appels selon vos besoin, dans le menu TEL Configuration. Distribution d’appels du raccordement DDI Dans la Distribution d’appels : Entrants DDI attribuez le numéro interne du téléphone de réception à...
Définir les droits d’utilisation des téléphones de chambre Définir les droits d’utili- sation des téléphones de chambre A différents moments de la journée ou de la semaine, un télé- phone de chambre est accessible à différents utilisateurs : après l’enregistrement, au client de l’hôtel ;après le départ du client et jusqu’à...
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Définir les droits d’utilisation des téléphones de chambre Pour les statuts d’occupation Check Out et À nettoyer, confi- gurez des groupes d’utilisateurs dont les autorisations correspon- dent à celles du groupe d’utilisateurs par défaut “ Guests ”. Si vous n’avez pas modifié les autorisations par défaut, le groupe d’utilisateurs “...
Programmer le service de réveil Programmer le service de réveil Le client de l’hôtel peut charger la réception de le réveiller à une heure déterminée, il a également l’alternative d’activer personnel- lement l’appel de réveil sur son téléphone de chambre via une procédure par code.
Configurer la saisie des données de connexion en vue de la facturation des coûts Configurer une musique en attente (Music on Hold) Vous pouvez charger une musique en attente (Music on Hold) dans votre système. Le client de l’hôtel entend cette musique en attente lorsqu’il accepte l’appel de réveil.
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Configurer la saisie des données de connexion en vue de la facturation des coûts Forum Hotel est doté d’un profil par défaut. Ce profil présente, par exemple, la durée, les unités et le coût des connexions. Ces données apparaissent sur la note de téléphone du client qui peut étudier en détail le montant de sa note de téléphone.
Configurer la facturation des coûts Configurer la facturation des coûts La facturation des coûts des appels téléphoniques requiert la configuration de paramètres dans différents menus du Configu- rateur. Zones de coûts et coûts à la minute Les appels effectués par les clients de l’hôtel peuvent être facturés en fonction de zones de coûts (p.
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Configurer la facturation des coûts T.V.A Dans le menu Forum Hotel : Paramètres vous saisissez le taux de la T.V.A (vous pouvez le configurer à une décimale près). La note de téléphone du client présente donc la liste de ses données de connexion et le montant de la note avec le taux de la TVA retenue.
Mise en page de l’en-tête de la facture Lorsque le téléphone de chambre peut être directement joint de l’extérieur, vous pouvez facturer pour chaque appel du client de l’hôtel un Montant de base pour un appel entrant. Le Facteur de coûts est un facteur qui multiplie le coût des communications téléphoniques enregistrées sur le téléphone de la chambre du client.
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Mise en page de l’en-tête de la facture graphiques que vous utilisez dans l’en-tête de la facture doivent être enregistrés sur l’ordinateur à partir duquel la facture sera imprimée. Exemple du texte d’un en-tête de facture saisi en format HTML Vous voyez ci-dessous l’en-tête de facture présenté...
écrasés. Pour archiver les données de connexion des clients dans le but de s’en servir pour la comptabi- lité de l’hôtel, procédez de la manière suivante : Sauvegardez régulièrement la configuration du Forum 500 / Forum 5000 dans le menu SYS Configuration : Sauvegarde).
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Archiver les données de connexion des clients de l’hôtel format *.csv (Comma Separated Value) ou le format d’archive *.zip, afin de conserver les données sous forme comprimée. Pour plus d’informations, veuillez consulter le mode d’emploi intitulé “ Forum Count ”, rubrique “ Exporter les données de connexion ”.
Vous vous servez du programme Forum Hotel via la console Web du Forum 500 / Forum 5000. L’administrateur système doit avoir attribué les droits nécessaires à l’utilisation du programme à l’employé de l’hôtel chargé de la réception. Plusieurs employés (utilisateurs) peuvent utiliser le programme en même temps.
Lancer et fermer le programme Lancer le programme 1. Connectez-vous via la console Web du Forum 500 / Forum 5000 avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. 2. Cliquez sur le symbole Forum Hotel de la page d’accueil.
L’aperçu des chambres L’aperçu des chambres Après avoir ouvert le programme, l’aperçu des chambres s’affiche. Cette fenêtre récapitule le statut d’occupation des chambres et indique celles qui sont occupées, encore libres ou actuellement en nettoyage. Vous avez deux possibilités d’afficher l’aperçu des chambres. La liste présente les chambres selon les numéros de chambre.
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L’aperçu des chambres Cette liste vous donne une série d’informations supplémentaires sur chacune des chambres, par ex. le nom du client de l’hôtel, la date de son arrivée et la date prévue de son départ sont affichés. Les icônes de l’aperçu des chambres ont les significations suivantes : Icône Signification...
Enregistrer un client de l’hôtel (Check In) Enregistrer un client de l’hôtel (Check In) L’aperçu des chambres vous permet de voir quelles chambres sont libres et si, lors de la configuration de la chambre, l’administrateur système a saisi une notice, les informations sur les caractéristi- ques de la chambre.
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à partir de l’annuaire. L’annuaire central est disponible sur chaque appareil système et sur la console Web du Forum 500 / Forum 5000. Adressez-vous à votre administrateur système si vous avez des questions sur l’utilisation de l’annuaire central et sur vos droits d’accès.
Enregistrer le départ d’un client de l’hôtel (Check Out) Enregistrer le départ d’un client de l’hôtel (Check Out) Lorsqu’un client quitte l’hôtel, vous enregistrez son départ du système. La saisie du coût des communications téléphonique du client s’arrête dès cet instant. Pour enregistrer le départ du client, cliquez dans l’aperçu des chambres sur l’icône “...
Entretien des chambres Entretien des chambres Après le nettoyage de la chambre, le statut d’occupation de la chambre doit de nouveau indiquer que la chambre est ”libre“ . Pour cela cliquez dans l’aperçu de la chambre sur l’icône “ À nettoyer ”.
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Activer le service de réveil pour un client de l’hôtel Vous pouvez également définir l’appel de réveil d’un client via le téléphone de réception (cf. Le menu “ Hôtel ” du téléphone de réception à partir de la page 53). Le client peut également le faire lui-même sur le téléphone de sa chambre (cf.
Le client a reçu un message Le client a reçu un message Lorsque la réception a reçu un message adressé à un client, elle peut lui signalé le message via le téléphone de sa chambre. À condition que le téléphone supporte cette fonction (appelée égale- ment “...
Produire la facture de téléphone d’un client de l’hôtel Produire la facture de téléphone d’un client de l’hôtel Lors du départ d’un client, vous pouvez imprimer la facture de téléphone des appels effectués par ce client. Cette facture est une facture définitive qui ne peut plus être consultée dans le programme Forum Hotel après le départ du client ! Cliquez dans l’aperçu des chambres sur l’icône “...
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Produire la facture de téléphone d’un client de l’hôtel Consulter le décompte provisoire sur le téléphone de réception Le téléphone de réception vous permet de consulter à tout moment, via le sous-menu du menu 3 Coûts Applications le montant total actuel des coûts du client de l’hôtel (cf. Le Hôtel menu “...
Le menu “ Hôtel ” du téléphone de réception Le menu “ Hôtel ” du téléphone de réception du téléphone de réception est doté du point Menu principal de menu supplémentaire . Il vous permet Applications Hôtel d’utiliser toutes les fonctions du programme Hôtel, directement à partir du téléphone de réception.
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Le menu “ Hôtel ” du téléphone de réception L’aperçu des chambres du programme Forum Hotel indique que le statut de la chambre est “ occupée ”. Le téléphone de réception affiche, pour cette chambre, la carte de menu (cf. paragraphe ci- après).
Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une touche de fonction La chambre doit être nettoyée Après l’enregistrement du départ du client, le point de menu s’ouvre sur le téléphone de réception. En même 1 Nettoyer temps, l’aperçu des chambres du programme Forum Hotel affiche l’icône indiquant le nettoyage de la chambre.
Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une procédure par code Appuyez sur la touche pour ouvrir le menu de la touche. Avec l’entrée de menu , vous pouvez appeler le Sélectionner client de l’hôtel. Appuyez sur la touche OK ou décrocher l’écouteur.
Utilisez les textes de référence suivants pour rédiger le mode d’emploi à l’intention des clients de l’hôtel. Les éléments de texte nécessaires sont disponibles dans les documents Word (*.doc) sur le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000. Instructions à l’intention des clients de l’hôtel...
Les touches du téléphone de votre chambre Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 515 : PQRS WXYZ – Touche flèches Touche OK Touches du Forum Phone 515 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel...
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Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 520 : 12:15 Touche flèches Touche OK Touches du Forum Phone 520 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel...
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Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 525 : PQRS WXYZ – Touche flèches Touche OK Touches du Forum Phone 525 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel...
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Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 530 : 12:35 Ve.27.Févr..04 Touche flèches Touche OK Touches du Forum Phone 530 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel...
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Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 535 : PQRS WXYZ – Touche flèches Touche OK Touches du Forum Phone 535 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel...
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Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Free 565/575 : Touche d'appel Touche Infos Touches du Forum Free 565 / Forum Free 575 … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un appareil standard : Ce chapitre n’a aucun intérêt pour les client disposant d’un appa- reil standard, étant donné...
Appeler la réception Appeler la réception … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 520/530 ou Forum Phone 515/525/535 : Pour appeler la réception, appuyez sur la touche où est inscrit “ Réception ”. … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Free 565/575 : Pour appeler la réception, appuyez sur la touche Infos.
(dans le Configurateur, sous TEL Configuration : Lignes : Acheminement). C’est le cas de la configuration par défaut du Forum 500 / Forum 5000 au moment de la livraison, l’indicatif “ 0 ” occupe une ligne externe.
Quels sont les tarifs de communication ? Quels sont les tarifs de communication ? À l’intention de tous les clients : Le montant minimum d’une communication externe est de … , …… EUR. Tarif de l’unité …, …… EUR. Si vous désirez un décompte provisoire de vos appels, adressez- vous à...
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Vous désirez appeler un autre client de l’hôtel 2. Appuyez plusieurs fois sur la touche flèches du bas, jusqu’à ce que le nom recherché apparaisse. Vous pouvez raccourcir la recherche en saisissant la première lettre du nom recherché. Pour cela appuyez sur la touche du clavier correspondante (par ex.
Vous recevez un appel … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un appareil standard : Décrochez le combiné et appelez le numéro d’appel du téléphone de la chambre de votre interlocuteur. Adressez-vous à la réception pour obtenir les numéros d’appel des autres chambres. Vous recevez un appel …...
Vous désirez être réveillé Vous désirez être réveillé Vous pouvez charger la réception de vous réveiller via le service de réveil. Le téléphone de votre chambre sonne à l’heure désirée. Par le biais d’une procédure par code, vous pouvez également activer ou désactiver personnellement l’appel de réveil sur votre téléphone de chambre.
Vous avez reçu un message à la réception À l’intention de tous les clients de l’hôtel : Activer l’appel de réveil Pour être réveillé par exemple à 06:15, saisissez sur votre télé- phone la procédure par code suivante : (puis les chiffres indiquant l’heure) * 5 5 * 0 6 1 5 Votre téléphone sonne à...
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Vous avez reçu un message à la réception … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un appareil standard : Si la réception a reçu un message qui vous est destiné, vous êtes automatiquement mis en contact avec elle dès que vous décro- chez le combiné.
Informations relatives à l’environnement Annexe Informations relatives à l’environnement La production de l’équipement que vous avez acheté a nécessité l’extraction et l’utilisation de ressources naturelles. Il peut contenir des substances dangereuses pour la santé et l’environnement. Afin d’éviter la diffusion de ces substances dans notre environnement et de réduire l’exploitation des ressources naturelles, nous vous encourageons à...
Données techniques Données techniques Nombre de chambres Nombre de chiffres d’un numéro de chambrer Notice par chambre Texte d’enregistrement avec 40 caractères informations client Texte sur les caractéristiques de la 40 caractères chambre Informations supplémentaires lors de l’enregistrement Nom inscrit dans l’annuaire de l’installation Nombre de langues disponibles pour l’afficheur...
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Données techniques Facture de téléphone Supprimer le numéro d’appel : Forum Count – raccourcir le numéro d’appel de 0-99 x chiffres Importer/exporter des données Forum Count Annexe...
Si le problème persiste après ces quelques tests : Consulter notre site internet www.belgacom.be ou contacter notre support technique 24h/24 aux numéros suivants : Belgacom SA de droit public, Bd. du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE 0202.239.951 RPM Bruxelles...
Forum®, contacter notre service clientèle aux numéros suivants : - pour les particuliers et les petites PME : 0800/33800 - pour les grandes entreprises : 0800/33200 Belgacom SA de droit public, Bd. du Roi Albert II 27, B-1030 Bruxelles, TVA BE 0202.239.951 RPM Bruxelles...
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Pour plus d'infos : Appellez le 0800 33 400 Surfez sur www.belgacom.be/pabx Rendez-vous dans un point de vente Belgacom Sous réserve de modifications Etat 09.2011...