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Société de gestion hôtelière
Problème
Une société possède plus de 100 hôtels dans 70 pays à travers le monde.
Le responsable de l'hôtel peut autoriser des réductions sur les services
offerts aux clients mais doit les enregistrer pour des raisons de
fonctionnement, d'imposition, et de gouvernance. Pour chaque
réduction, la facture sur les services de l'hôtel est modifiée (à la main)
par le directeur général et signée par un client. La facture est ensuite
numérisée et envoyée à la comptabilité au siège social tandis qu'un
dossier sur la transaction est enregistrée dans le registre quotidien de
l'hôtel. Selon la réglementation, toutes les réductions doivent être
justifiées auprès du siège et inscrites dans les registres au plus tard
dans les 24 heures.
Solution
La facture consiste généralement en une seule page comprenant un
code-barres unique. La réduction est écrite à la main, le client reconnaît
par sa signature avoir bénéficier d'une réduction, la facture modifiée est
numérisée et l'image envoyée au siège social.
Une page JPEG est envoyée vers une destination FTP où le nom de
répertoire varie selon le moment de la numérisation, l'emplacement de
l'hôtel, le nom de la machine, l'utilisateur qui a procédé à la numérisation
et la valeur de code-barres de la facture ainsi que l'heure et la date.
Exemple :
sfftp:\\serveur-siège\réduction\pays\emplacement-
hôtel\nom-machine\utilisateur\valeur de code-barres-
date-heure.jpg
Dans la plupart des cas, chaque facture sera constituée d'une seule
page. Dans 5 % des cas, la facture comprendra deux pages ou plus.
Le cas échéant, le nom de fichier devrait être le même que le premier,
mais comprendre un suffixe en plus.
Exemple :
sfftp:\\serveur-siège\réduction\pays\emplacement-
hôtel\nom-machine\utilisateur\valeur de code-barres-
date-heure.jpg
sfftp:\\serveur-siège\réduction\pays\emplacement-
hôtel\nom-machine\utilisateur\valeur de code-barres-
date-heure-01.jpg
Lorsque le code-barres suivant est lu, le nom de fichier est réinitialisé à :
sfftp:\\serveur-siège\réduction\pays\emplacement-
hôtel\nom-machine\utilisateur\valeur de code-barres-
date-heure.jpg
A-61924_fr Août 2019
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