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Aastra DeTeWe OpenHotel 100 Mode D'emploi

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OpenHotel 100
La solution hôtel pour le système de communication
OpenCom 100
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Sommaire des Matières pour Aastra DeTeWe OpenHotel 100

  • Page 1 OpenHotel 100 La solution hôtel pour le système de communication OpenCom 100 Mode d’emploi...
  • Page 2 Hotel et apportera des réponses aux questions les plus importantes. D’autre part, si vous souhaitez une assistance technique plus large ou des informa- tions sur d’autres produits Aastra DeTeWe, nos pages Internet sont à votre dispo- sition à l’adresse suivante www.Aastra-Detewe.de. Vous trouverez sur ces pages des informations supplémentaires et des recommandations sur le produit.

  • Page 3: Table Des Matières

    OpenHotel 100 ........
  • Page 4 Enregistrer le départ d’un client de l’hôtel (Check Out) ... .38 Entretien des chambres ......... .39 Activer le service de réveil pour un client de l’hôtel .

  • Page 5: Openhotel 100

    OpenHotel 100 OpenHotel 100 Le progiciel “ OpenHotel 100 ” (appelé ci-après “ OpenHotel ”) est conçu spécia- lement pour l’exploitation hôtelière. Grâce à ce programme, les hôteliers pro- posent à leurs clients d’accéder, le temps de leur séjour, au cercle des utilisateurs de l’OpenCom 100.

  • Page 6: Caractéristiques Du Programme

    OpenHotel 100 Caractéristiques du programme Caractéristiques du programme Le progiciel “ OpenHotel ” apporte à l’OpenCom 100 les caractéristiques supplé- mentaires suivantes : ■ Un aperçu des chambres présente toutes les chambres de l’hôtel et permet au personnel de la réception de les gérer facilement. L’aperçu des chambres informe du statut actuel des chambres (“...

  • Page 7: Contenu De L'emballage

    OpenHotel 100 Contenu de l’emballage de réveil (heure à laquelle le client doit être réveillé). Le client peut également activer/désactiver personnellement l’appel de réveil sur son appareil. ■ Vous pouvez produire pour chaque client de l’hôtel une facture du coût des communications téléphoniques.
  • Page 8 OpenHotel 100 Remarques sur ce mode d’emploi Documentations supplémentaires En plus des informations apportées par le présent mode d’emploi, vous trouverez dans l’Aide en ligne de l’OpenCom 100 d’autres informations contextuelles rela- tives à la solution hôtel. Les informations relatives au raccordement d’appareils se trouvent dans le mode d’emploi “...

  • Page 9: Licence : Procédure De Validation

    Versions ; – un accès Internet pour générer, à partir de ces données, la clé de décon- nexion sur le serveur sous licence de Aastra DeTeWe. 2. Dans la confirmation de licence, vous trouverez des informations sur la marche à suivre pour générer la clé de déconnexion.

  • Page 10: Configuration Et Administration

    Configuration et administration Licence : procédure de validation Configuration et administration La description ci-dessous présuppose que les téléphones utilisés pour l’appli- cation Hôtel sont déjà raccordés à l’OpenCom 100. Pour de plus amples informa- tions sur le raccordement d’appareils, consultez le mode d’emploi “ Montage et mise en service ”.

  • Page 11: Configurer Un Groupe D'utilisateurs

    Configuration et administration Configurer un groupe d’utilisateurs Configurer un groupe d’utilisateurs Le programme OpenHotel offre une extension du domaine d’application de l’OpenCom 100, il peut éventuellement être introduit dans un environnement déjà existant. Afin de conserver une gestion claire de la solution hôtel, il est con- seillé...
  • Page 12 Configuration et administration Configurer un groupe d’utilisateurs système et Données de connexion de la fenêtre de configuration. Pour de plus amples explications sur ces paramètres, consultez les chapitres Configurer la factu- ration des coûts à partir de la page 28 et Verrouiller le numérotation à partir de l’annuaire pour un client de l’hôtel à...

  • Page 13: Créer Une Chambre Et Attribuer Un Numéro D'appel Aux Téléphones De Cette Chambre

    Configuration et administrationCréer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux télé- Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux téléphones de cette chambre Le programme OpenHotel vous permet de gérer jusqu’à 200 chambres. Chacune de ces chambres peut être équipée d’un téléphone de chambre individuel (avec un numéro d’appel individuel).

  • Page 14: Configurer Le Téléphone De Réception

    Configuration et administration Configurer le téléphone de réception Lorsque vous créez une chambre, configurez également le numéro d’appel du téléphone de cette chambre. Vous pouvez attribuer les numéros d’appel de votre choix. Sur les téléphones de chambre, vous pouvez également utiliser les numéros d’appel déjà...

  • Page 15: Applicationsf: Hôtel

    Configuration et administration Configurer le téléphone de réception Configurer un téléphone de réception à une connexion U Configurez le numéro d’appel du téléphone de réception dans le Configurateur, sous OpenHotel : Paramètres. Définir le numéro d’appel du téléphone de réception Saisissez un numéro d’appel interne avec lequel les clients de l’hôtel peuvent joindre la réception.
  • Page 16 Configuration et administration Configurer le téléphone de réception Applicationsƒ: Hô- Recommandation: vous pouvez programmer le menu sur une touche de fonction du téléphone de réception (dans le menu PBX Configuration : Appareils : Appareils système). Programmer une touche de fonction en touche hôtel Attribuez le téléphone de réception à...
  • Page 17 Configuration et administration Configurer le téléphone de réception Utilisateur de la réception recevant les appels des clients de l’hôtel Pour que les appelants externes puissent joindre directement la réception, attribuez un de vos numéros d’appel externe (MSN du raccordement MSN ou numéro de sélection directe du raccordement DDI) au numéro d’appel du télé- phone de réception.

  • Page 18: Configurer Une Touche De Fonction D'occupation Des Chambres Sur Le Téléphone De Réception

    Configuration et administrationConfigurer une touche de fonction d’occupation des cham- Configurer une touche de fonction d’occupation des chambres sur le téléphone de réception Sur le téléphone de réception, vous pouvez configurer une touche de fonction propre à chaque chambre. Avec cette touche, le personnel de la réception peut modifier le statut d’occupation de cette chambre.
  • Page 19 Configuration et administration Configurer une équipe de réception Configurer une touche d’équipe pour une équipe de réception Pour que les appels à la réception puissent être différenciés des autres appels (par ex. des appels externes), vous devez définir une tonalité (sonnerie) différente pour chaque touche de ligne et d’équipe de chacun des appareils de l’équipe (dans le menu PBX Configuration : Appareils : Appareils système).

  • Page 20: Le Menu Applicationsf: Hôtel

    Configuration et administration Configurer les téléphones de chambre Lors de la configuration d’une équipe de réception, tenez compte des remarques ci-après : Applicationsƒ: Hôtel ■ Le menu s’affiche uniquement sur les téléphones qui ont le numéro d’appel du téléphone de réception programmé sur la touche de ligne 1.
  • Page 21 Configuration et administration Configurer les téléphones de chambre brèves instructions d’emploi adaptées à chacun des différents téléphones de chambre (cf. Instructions à l’intention des clients de l’hôtel à partir de la page 46). Programmer une touche de réception Sur chaque OpenPhone 61/63/65 et OpenPhone 71/73/75 vous pouvez pro- grammer une touche de fonction avec laquelle le client de l’hôtel peut appeler la réception.
  • Page 22 Configuration et administration Configurer les téléphones de chambre Imprimer une étiquette Verrouiller les touches des appareils système des clients Afin que les clients de l’hôtel munis d’un appareil système ne puissent pas accéder à la configuration du système, il est recommandé de verrouiller l’interface de ces appareils.
  • Page 23 Configuration et administration Configurer les téléphones de chambre sur ces appareils système, étant donné que cet annuaire n’est pas couplé avec les annuaires du système. ■ En saisissant le code PIN d’utilisateur dont les touches sont bloquées, l’utili- sateur peut d’autre part activer ou désactiver le verrouillage. Verrouiller les touches de fonction, touche carte de menu et touche ABC, pour un groupe d’utilisateurs Les prochaines étapes de la configuration sont importantes uniquement si vous ne...
  • Page 24 Configuration et administration Configurer les téléphones de chambre ne l’ayez verrouillée pour ce client. Pour ce faire, désactivez l’option Touche carte de menu et touche ABC dans le menu Gestion d’utilisateurs : Groupes d’utili- sateurs. Ce verrouillage implique également que le client de l’hôtel ne peut pas modifier la langue de l’afficheur de son appareil système.

  • Page 25: Configurer Les Numéros D'appel Non Autorisés Et Les Filtres D'appels Des Clients De L'hôtel

    Configuration et administration Configurer les numéros d’appel non autorisés et les filtres Configurer les numéros d’appel non autorisés et les filtres d’appels des clients de l’hôtel Pour empêcher vos clients de l’hôtel de numéroter certains numéros d’appel, vous devez avoir saisi ces numéros dans une liste spéciale de numéros non autorisés. Vous créez cette liste de numéros non autorisés dans le Configurateur, sous PBX Configuration : Listes : Listes de numéros non autorisés.

  • Page 26: Définir Les Droits D'utilisation Des Téléphones De Chambre

    Configuration et administration Définir les droits d’utilisation des téléphones de chambre Raccordement DDI : attribuer le numéro d’appel de la réception aux numéros de sélec- tion directe des téléphones de chambre Dans la Distribution d’appels : Sortants PTP attribuez également le numéro interne du téléphone de réception à...
  • Page 27 Configuration et administration Définir les droits d’utilisation des téléphones de chambre d’autorisation de l’utilisation des téléphones de chambre vous permettent de définir les prestations disponibles sur ces téléphones. Attribuez donc à chaque statut d’occupation, un groupe d’utilisateurs pour lequel vous avez défini les auto- risations adéquates.

  • Page 28: Programmer Le Service De Réveil

    Configuration et administration Programmer le service de réveil Programmer le service de réveil Le client de l’hôtel peut charger la réception de le réveiller à une heure déter- minée, il a également l’alternative d’activer personnellement l’appel de réveil sur son téléphone de chambre via une procédure par code. Lors d’un appel de réveil, le téléphone de la chambre du client de l’hôtel sonne.

  • Page 29: Configurer La Saisie Des Données De Connexion En Vue De La Facturation Des Coûts

    Configuration et administration Configurer la saisie des données de connexion en vue de la SYS Configuration : Composants. L’Aide de ce menu informe sur le format des fichiers qui peut être utilisé pour la musique en attente. Programmer une touche de fonction pour l’appel de réveil sur un téléphone de chambre Sur tous les téléphones de chambre du type OpenPhone 61/63/65 ou OpenPhone 71/73/75, vous pouvez programmer une touche de fonction pour...

  • Page 30: Configurer La Facturation Des Coûts

    Configuration et administration Configurer la facturation des coûts Paramètres de la note de téléphone : données de connexion et TVA 2.11 Configurer la facturation des coûts La facturation des coûts des appels téléphoniques requiert la configuration de paramètres dans différents menus du Configurateur. T.V.A Dans le menu OpenHotel : Paramètres vous saisissez le taux de la T.V.A (vous pouvez le configurer à...
  • Page 31 Configuration et administration Configurer la facturation des coûts Activer la saisie des données de connexion pour les clients de l’hôtel Montant de base et facteur de coûts Pour les clients de l’hôtel, vous saisissez également dans le menu Gestion d’utilisateurs : Groupes d’utilisateurs, quels facteurs supplémentaires doivent être valides pour la note de téléphone.

  • Page 32: Mise En Page De L'en-Tête De La Facture

    Configuration et administration Mise en page de l’en-tête de la facture 2.12 Mise en page de l’en-tête de la facture Via le menu OpenHotel, vous pouvez sauvegarder dans le système un en-tête de facture pour l’impression des notes de téléphone. Dans ce menu, vous pouvez simplement saisir le texte de l’en-tête, vous pouvez également lui apposer le logo de l’hôtel correspondant.

  • Page 33: Archiver Les Données De Connexion Des Clients De L'hôtel

    Configuration et administration Archiver les données de connexion des clients de l’hôtel 2.13 Archiver les données de connexion des clients de l’hôtel Fichier archive des données de connexion Après le départ d’un client de l’hôtel, vous ne pouvez plus consulter sa note de téléphone via le programme OpenHotel.
  • Page 34 Configuration et administration Archiver les données de connexion des clients de l’hôtel Imprimer et archiver une facture en format PDF Archivez immédiatement toute facture produite pour les clients. Pour cela, vous pouvez installer une imprimante PDF (par ex. Adobe Acrobat Writer ou Adobe Acrobat Distiller ) sur les ordinateurs utilisés à...

  • Page 35: Utiliser Le Programme " Openhotel

    Utiliser le programme “ OpenHotel ” Lancer et fermer le programme Utiliser le programme “ OpenHotel ” Les informations d’utilisation présentées ci-dessous sont à l’intention des employés de l’hôtel. Vous vous servez du programme OpenHotel via la console Web de l’OpenCom 100.

  • Page 36: L'aperçu Des Chambres

    Utiliser le programme “ OpenHotel ” L’aperçu des chambres Note: l’administrateur système peut également configurer un démarrage spécial du programme OpenHotel. Dans ce cas, le programme démarre automatiquement après le dé- marrage de l’ordinateur de votre poste de travail. Adressez- vous à...
  • Page 37 Utiliser le programme “ OpenHotel ” L’aperçu des chambres Aperçu des chambres dans le programme “ OpenHotel ” (Liste de présentation) Cette liste vous donne une série d’informations supplémentaires sur chacune des chambres, par ex. le nom du client de l’hôtel, la date de son arrivée et la date prévue de son départ sont affichés.

  • Page 38: Enregistrer Un Client De L'hôtel (Check In)

    Utiliser le programme “ OpenHotel ” Enregistrer un client de l’hôtel (Check In) OpenHotel, vous pouvez ouvrir l’Aide en ligne correspondant à chacune des boîtes de dialogue. Elle vous décrit en détail les différents paramètres que vous pouvez définir dans chacune des fenêtres de dialogue. Enregistrer un client de l’hôtel (Check In) L’aperçu des chambres vous permet de voir quelles chambres sont libres et si, lors de la configuration de la chambre, l’administrateur système a saisi une notice, les...
  • Page 39 Utiliser le programme “ OpenHotel ” Enregistrer un client de l’hôtel (Check In) Les données du nouveau client de l’hôtel dans l’aperçu des chambres Après l’enregistrement du client de l’hôtel, le système gère le client pendant la durée de son séjour comme un utilisateur (temporaire). ■...

  • Page 40: Enregistrer Le Départ D'un Client De L'hôtel (Check Out)

    Utiliser le programme “ OpenHotel ” Enregistrer le départ d’un client de l’hôtel (Check Out) Enregistrer le départ d’un client de l’hôtel (Check Out) Lorsqu’un client quitte l’hôtel, vous enregistrez son départ du système. La saisie du coût des communications téléphonique du client s’arrête dès cet instant. Pour enregistrer le départ du client, cliquez dans l’aperçu des chambres sur l’icône “...

  • Page 41: Entretien Des Chambres

    Utiliser le programme “ OpenHotel ” Entretien des chambres Entretien des chambres Après le nettoyage de la chambre, le statut d’occupation de la chambre doit de nouveau indiquer que la chambre est ”libre“ . Pour cela cliquez dans l’aperçu de la chambre sur l’icône “...

  • Page 42: Le Client A Reçu Un Message

    Utiliser le programme “ OpenHotel ” Le client a reçu un message figuration actuelle valide pour chaque client, indépendamment de la manière dont un appel de réveil a été configuré. Lorsque le client n’accepte pas l’appel de réveil Lors de la configuration, l’administrateur système définit le nombre de fois où un appel de réveil doit être répété.

  • Page 43: Produire La Facture De Téléphone D'un Client De L'hôtel

    Utiliser le programme “ OpenHotel ” Produire la facture de téléphone d’un client de l’hôtel Produire la facture de téléphone d’un client de l’hôtel Lors du départ d’un client, vous pouvez imprimer la facture de téléphone des appels effectués par ce client. Cette facture est une facture définitive qui ne peut plus être consultée dans le programme OpenHotel après le départ du client ! Cliquez dans l’aperçu des chambres sur l’icône “...

  • Page 44: Le Menu " Hôtel " Du Téléphone De Réception

    Utiliser le programme “ OpenHotel ” Le menu “ Hôtel ” du téléphone de réception connexion dans le boîte de dialogue Chambres - Statut - Modifier ! Le client reste ainsi enregistré dans le système. Le système continue la saisie des coûts de communications téléphoniques à...
  • Page 45 Utiliser le programme “ OpenHotel ” Le menu “ Hôtel ” du téléphone de réception Selon le statut d’occupation de la chambre, le menu affiche différents points de menu. La chambre est libre Cette chambre est libre, vous pouvez de nouveau la louer. Check-In 1.

  • Page 46: Appel De Réveil

    Utiliser le programme “ OpenHotel ” Le menu “ Hôtel ” du téléphone de réception 3 Coûts : vous voyez le montant total actuel des coûts produits par le téléphone de la chambre du client. Si votre client le désire, vous pouvez lui communiquer ces informations à...

  • Page 47: Modifier Le Statut D'occupation D'une Chambre Via Une

    Utiliser le programme “ OpenHotel ” Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une 3.10 Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une touche de fonction Sur le téléphone de réception, l’administrateur système peut programmer une touche de fonction propre à chaque chambre. Avec cette touche vous pouvez modifier confortablement le statut d’occupation de la chambre.

  • Page 48: Instructions À L'intention Des Clients De L'hôtel

    Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Modifier le statut d’occupation des chambres Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Les informations suivantes sont à l’intention des clients de l’hôtel. Les informations requises par le client dépendent entre autre du type de téléphone qui équipe sa chambre : ■...

  • Page 49: Les Touches Du Téléphone De Votre Chambre

    Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Les touches du téléphone de votre chambre Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 61 : OpenPhone 61 OpenPhone 61 Touche OK OK-Taste Touche flèches Pfeile-Tasten Touches de l’OpenPhone 61...
  • Page 50 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 71 : Open Phone 71 PQRS WXYZ Touche OK – Touche flèches Touches de l’OpenPhone 71...
  • Page 51 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 63 : OpenPhone 63 12:15 Touche flèches Touche OK Touches de l’OpenPhone 63...
  • Page 52 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 73 : Open Phone 73 Touche OK PQRS WXYZ – Touche flèches Touches de l’OpenPhone 73...
  • Page 53 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 65 : OpenPhone 65 12:35 Ve.27.Févr..04 Touche flèches Touche OK Touches de l’OpenPhone 65...
  • Page 54 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 75 : Open Phone 75 Touche OK PQRS WXYZ Touche flèches – Touches de l’OpenPhone 75...
  • Page 55 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Les touches du téléphone de votre chambre … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 26/27 : Touche d'appel Touche Infos Touches de l’OpenPhone 26 / OpenPhone 27 … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un appareil standard : Ce chapitre n’a aucun intérêt pour les client disposant d’un appareil standard, étant donné...

  • Page 56: Appeler La Réception

    Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Appeler la réception Appeler la réception … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 61/63/65 ou OpenPhone 71/73/75 : Pour appeler la réception, appuyez sur la touche où est inscrit “ Réception ”. …...

  • Page 57: Numéros D'appel Non Autorisés

    Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Numéros d’appel non autorisés Information complémentaire sur les indicatifs La saisie d’un indicatif est uniquement nécessaire lorsqu’elle a été configuré par l’administrateur système (dans le Configurateur, sous PBX Configuration : Lignes : Acheminement). C’est le cas de la configuration par défaut de l’OpenCom 100 au moment de la livraison, l’indicatif “...

  • Page 58: Vous Désirez Appeler Un Autre Client De L'hôtel

    Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Vous désirez appeler un autre client de l’hôtel Vous désirez appeler un autre client de l’hôtel … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 61/63/65 ou OpenPhone 71/73/75 : Décrochez le combiné et appelez le numéro d’appel du téléphone de la chambre de votre interlocuteur.

  • Page 59: Vous Recevez Un Appel

    Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Vous recevez un appel … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 26/27 : 1. Appuyez sur la touche d’appel. 2. Sélectionnez ensuite le numéro d’appel de l’autre client de l’hôtel. Adressez- vous à...

  • Page 60: Vous Désirez Être Réveillé

    Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Vous désirez être réveillé Vous désirez être réveillé Vous pouvez charger la réception de vous réveiller via le service de réveil. Le télé- phone de votre chambre sonne à l’heure désirée. Par le biais d’une procédure par code, vous pouvez également activer ou désactiver personnellement l’appel de réveil sur votre téléphone de chambre.
  • Page 61 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Vous désirez être réveillé À l’intention de tous les clients de l’hôtel : Activer l’appel de réveil Pour être réveillé par exemple à 06:15, saisissez sur votre téléphone la procédure par code suivante : *55* 0615 (puis les chiffres indiquant l’heure)

  • Page 62: Vous Avez Reçu Un Message À La Réception

    Instructions à l’intention des clients de l’hôtel Vous avez reçu un message à la réception Vous avez reçu un message à la réception … à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un OpenPhone 61/63/65 ou OpenPhone 71/73/75 : Lorsque la réception a reçu un message vous étant adressé, elle vous le signale par l’intermédiaire de votre téléphone de chambre.

  • Page 63: Annexe

    Annexe Sigle de la CE Annexe Sigle de la CE Le sigle de la CE apposé sur le produit atteste sa conformité aux directives tech- niques sur la sécurité de l’utilisateur et sur la compatibilité électromagnétique, en vigueur au moment de l’agrément. Déclaration de conformité...
  • Page 64 Annexe Instructions pour l'élimination des déchets Le produit porte le symbole figurant. L'apposition de ce symbole oblige le propriétaire, s'il veut éliminer son produit, à l'amener à un point de col- lecte sélective, séparé des déchets municipaux non triés. A cette fin, des installations commodes ont été...

  • Page 65: Données Techniques

    Annexe Données techniques Données techniques Nombre de chambres Nombre de chiffres d’un numéro de chambrer Notice par chambre Texte d’enregistrement avec informations 40 caractères client Texte sur les caractéristiques de la cham- 40 caractères Informations supplémentaires lors de l’enregistrement Nom inscrit dans l’annuaire de l’installa- tion Nombre de langues disponibles pour l’afficheur...
  • Page 66 Annexe Données techniques Facture de téléphone Supprimer le numéro d’appel : OpenCount 100 – raccourcir le numéro d’appel de x chiffres 0-99 Importer/exporter des données OpenCount 100...
  • Page 68 Aastra DeTeWe GmbH • Zeughofstraße 1 • D-10997 Berlin • www.Aastra-DeTeWe.de Etat 05.2007 Sous réserve de modifications...

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