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5.5
Standard automatique
Fonctions de base
Le standard automatique est une fonction qui permet de prendre en charge les appels à
partir d'une heure particulière, lorsque les postes programmés pour répondre à une ligne
ou un MSN particulier ne répondent pas aux appels ou sont occupés.
Afin que le système puisse utiliser la fonction du standard automatique, il doit être équipé
d'un module de messagerie vocale et la fonction de standard automatique doit avoir été
activée lors de la programmation par navigateur internet.
Les lignes individuelles et les MSN doivent également être programmées pour pouvoir
utiliser la fonction de standard automatique.
La fonction du standard automatique utilise trois différents messages qui seront lus en
fonction de l'heure d'arrivée de l'appel. Des exemples sont fournis ci-dessous.
Numéro
Exemple de message
1
"Bienvenue à la société 'X', tous nos opérateurs sont
occupés en ce moment. Nous vous prions de patienter un
instant, votre appel sera pris en charge le plus tôt
possible".
2
"Nous vous remercions de votre patience. Votre appel
sera pris en charge le plus tôt possible".
3
"Nous vous remercions d'avoir appelé notre société
Company 'X'. Nous ne pouvons malheureusement pas
nous consacrer à vous à cet instant. Nos horaires
d'ouverture sont de 9:00 à 17:00, du Lundi au Vendredi".
Après que l'appel a été pris en charge, le message 1 est lu, puis le message 2 sera lu
après que des tonalités de mises en attente ont été émises.
Les messages personnalisés peuvent être enregistrés depuis un Forum Phone 320
disposant des Fonctions opérateur (d'une façon générale il s'agit du poste de
l'administrateur système ou de la réception, c.-à-d. le poste 11).
Dès qu'un des postes programmés pour répondre aux appels se libère, il commencera à
sonner et l'appel sera connecté dès que le combiné sera décroché.
Si tous les canaux de la messagerie vocale sont occupés lorsque l'appel entrant est reçu,
l'appelant recevra une tonalité de sonnerie jusqu'à ce que le canal se libère.
Si aucun poste n'a été programmé pour répondre à la ligne en question, l'appel sera pris
en charge automatiquement et le message 3 (voir ci-dessus) sera lu. L'appelant peut alors
laisser un message, qui sera enregistré dans la boîte de messagerie vocale du poste sur
lequel a été enregistré le message de standard automatique numéro 3.
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