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86 Travailler avec le courriel de la société et les réunions planifiées
8.3 Gérer les demandes de réunion
Lorsque vous planifiez et envoyez des demandes de réunion depuis votre téléphone, vous pouvez inviter les
participants à votre réunion et vérifier leur état pour connaître leur disponibilité.
Lorsque vous recevez une demande de réunion, vous pouvez répondre en acceptant ou refusant la demande.
La demande de réunion indique également clairement s'il y a ou non des réunions en conflit ou contiguës.
Exigence
Pour répondre à une demande de réunion
1.
Lorsque vous recevez un courriel de demande de réunion, une notification sera affichée sur l'écran
Today. Ouvrez le courriel.
2.
Tapez Accept pour répondre et accepter la demande de réunion, ou cliquez sur Menu > Decline si
vous ne pouvez pas participer à la réunion.
Conseils
• Avant de répondre, vous pouvez vérifier votre disponibilité pendant la durée de la réunion demandée en
• Si le moment de la réunion entre en conflit avec d'autres réunions, un avertissement « Scheduling Conflict »
3.
Choisissez de modifier ou non votre courriel de réponse avant de l'envoyer, puis tapez OK.
4.
Si vous acceptez la demande de réunion, elle sera ajoutée automatiquement comme rendez-vous dans
le Calendrier sur votre téléphone.
Pour afficher la liste des participants à la réunion
1.
Tapez Start > Calendar.
2.
Tapez une demande de rendez-vous que vous avez envoyée, puis tapez Attendees. La liste des
participants requis et facultatifs est affichée.
Remarques
Votre entreprise doit utiliser Microsoft Exchange Server 2007 ou une version plus récente.
cliquant sur View your calendar.
apparaît au haut du courriel.
• Pour des informations sur comment créer une demande de réunion, voir « Pour envoyer une
demande de réunion » au Chapitre 6.
• Si vous sélectionnez une réunion que vous avez organisée, la liste indique qui a accepté ou refusé la
réunion.
• Pour afficher les informations de contact d'un participant, tapez le nom du participant. Si le
participant est inclus dans votre liste de contacts, vous verrez les informations de contact
immédiatement. Si le participant n'est pas dans votre liste de contacts, cliquez sur Company
Directory pour afficher les informations de contact.
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